Como escolher o primeiro processo de robotização?

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No vídeo anterior, realizamos o webinar: O que é um CoE RPA e porque muito em breve você vai precisar de um. Nele mostramos a necessidade de termos definições claras de governança e quais os principais processos e padrões que a sua empresa precisa estabelecer para viabilizar o crescimento das suas iniciativas de robotização.

Mas caso você esteja iniciando nesta jornada de robotização em sua empresa, a primeira pergunta que você deve fazer é:

Qual processo eu devo escolher para robotizar?

Neste vídeo vamos te ajudar a escolher os processos ideias para liderarem as iniciativas das primeiras robotizações.

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Esta e outras discussões sobre a adoção da força de trabalho digital são parte do curso RPA do Planejamento à Gestão: Como implantar uma força de trabalho digital, da iProcess Education.

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Modelos de Gestão do CoE RPA

Conforme exploramos em um webinar recente sobre CoE RPA, o investimento em robotização comumente inicia com uma experimentação, onde a organização desenvolve e experimenta o primeiro robô.

Como os resultados com ganhos de tempo e liberação de força de trabalho humana em atividades repetitivas são imediatamente percebidas e mensuráveis, o primeiro robô costuma ser a porta de entrada para o crescimento da iniciativa.

Em pouco tempo a iniciativa de robotização tende a se expandir para outras atividades e áreas. Nestes projetos iniciais, começamos a identificar características que devem se transformar em políticas e padrões internos, como os métodos de avaliar se uma tarefa é realmente robotizável, que tecnologias serão usadas, quanto trabalho leva para fazer, como formalizar o entendimento do trabalho do robô, as ações de monitoramento e o gerenciamento de riscos operacionais.

Assim, nos primeiros projetos, entendemos como a iniciativa se encaixa dentro da cultura e visão de aplicação desta tecnologia na organização e uma estrutura mínima de governança começa a ser estabelecida.

Este passo é bem importante para que a equipe envolvida comece a estruturar um centro de governança (ou Centro de Excelência – CoE) antes que o RPA se popularize demais e a organização perca controle sobre seus robôs, expondo a atividade do negócio a sérios riscos operacionais.

O CoE (Center of Excellence) é a estrutura organizacional responsável por realizar a gestão e governança da adoção do trabalhador digital dentro da organização, definindo e garantindo a execução dos processos de:

  • Descobrir e priorizar novas demandas;
  • Implementar tarefas robotizadas;
  • Monitorar a execução do trabalho robotizado;
  • Sustentar a operação robótica.

Se o modelo de gestão do CoE RPA será uma estrutura centralizada ou decentralizada na organização, depende de diversos fatores. Os principais são: a maturidade da organização com tecnologias de robotização e de transformação digital, a cultura organizacional, a visão de futuro e os planos de sustentação. Em alguns casos, a distribuição física de matriz/unidades também pode influenciar nesta decisão.

Vamos discutir três modelos, seus benefícios e pontos de atenção.

CoE RPA Distribuído

O modelo de CoE distribuído/descentralizado tem seus recursos distribuídos nas unidades de negócio da organização.

Os processos de descobrir e priorizar novas demandas, implementar tarefas robotizadas, monitorar e sustentar são executadas pelas unidades de negócios separadamente.

Prós:

  • Aumenta a capacidade de executar projetos de automação, já que cada área poderá estabelecer suas prioridades e avançar com seus projetos.
  • Possibilita às equipes criar soluções personalizadas com a proximidade com a operação do negócio.
  • O gerenciamento dos custos é simplificado, já que custos e recursos robóticos são específicos de cada unidade.

Cons:

  • Requer capacitar mais pessoas para se atuar nos diferentes papeis dos projetos de robotização.
  • O conhecimento e experiência obtidos pelos projetos de cada equipe acabam ficando muito concentrados.
  • Requer um esforço maior na garantia da aplicação dos padrões organizacionais
  • Tende a obter níveis de maturidade diferentes entre os times.
  • Há uma menor otimização de recursos robóticos, uma vez que um time pode ter tarefas demais a automatizar mas precisa restringir aos robôs disponíveis para seu time enquanto outra área não evoluiu muito na robotização e tem recursos subutilizados.

CoE RPA Centralizado

O modelo de CoE centralizado reúne todos os recursos para conduzir a automação RPA para a organização em um time integrado.

Os processos de descobrir e priorizar novas demandas, implementar tarefas robotizadas, monitorar e sustentar são executadas pelas unidades de negócios separadamente.

Prós:

  • A centralização de expertise permite que o time aprenda e desenvolva novas habilidades a partir das experiências dos diversos projetos.
  • Potencializa o ganho de escalabilidade na utilização da força de trabalho robótica.
  • Otimiza de recursos técnicos nos diferentes projetos de robotização.
  • Otimiza de recursos robóticos, possibilitando que um robô possa ter sua agenda de trabalho ocupada com atividades de diferentes unidades de negócio.
  • Possibilita maior gestão e padronização dos processos.
  • Possibilita melhor garantia da aplicação dos processos.
  • Uso de plataforma compartilhada.

Cons:

  • A expansão da iniciativa de processos pode ser mais lenta uma vez que o time está concentrado em um conjunto limitado de projetos de automação.
  • As unidades precisam concorrer pela priorização de seus projetos (como comumente acontece hoje com projetos de TI).
  • Os projetos tendem a apresentar maior esforço para alocação de recursos de negócio.

CoE RPA Híbrido

No espectro entre a gestão da força de trabalho digital centralizada ou distribuída, podem haver tons intermediários que combinam aspectos dos dois modelos  para melhor atender às necessidades e características da organização.

Estas definições podem influenciar a definição de papéis, processos e recursos.

Alguns exemplos:

  • COE Centralizado reúne periodicamente aprendizados para evoluir processos
    mas ciclo de vida da robotização é aplicada de forma distribuída nas unidades de negócio.
  • Processo de descoberta e análise da demanda é realizado pelas unidades, com implementação pelo CoE centralizado.
  • Processo de implementação pelo CoE centralizado mas monitoramento e
    sustentação providos pela unidade de negócio.

A decisão sobre o modelo de gestão, o estabelecimento de processos, papéis e recursos é uma importante reflexão que precisa estar no roadmap da organização que inicia sua jornada na adoção da força de trabalho digital e precisa ser iniciada tão logo as primeiras experiências de robotização comecem a acontecer.

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Como desenvolver, planejar e viabilizar um roadmap de robotização dos processos da organização.

Como modelar e especificar os processos para obter o melhor desempenho possível do robô.

Porque a governança é essenciais a medida que crescem as iniciativas de RPA.

Quais os principais processos e padrões necessários para a Implantação de um Centro de Excelência de RPA (CoE RPA).

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Webinar: O que é um CoE RPA e porque muito em breve você vai precisar de um

Neste webinar apresentado por Eduardo Britto – diretor da iProcess, conversamos sobre o tema “O que é um CoE RPA e porque muito em breve você vai precisar de um.

Demonstramos porque o crescimento da força de trabalho digital traz a necessidade de definições claras de governança e quais os principais processos e padrões que a sua empresa precisa estabelecer para viabilizar o crescimento das suas iniciativas de robotização.

Aproveite aqui o vídeo gravado do webinar e também deixe abaixo nos comentários suas dúvidas e conclusões sobre o tema.

E não esqueça, em nosso canal do YouTube começamos uma série de vídeos sobre RPA. Depois de assistir o webinar vai lá e confere!  YouTube iProcess

Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 2

Além de nossos artigos postados aqui no Blog da iProcess também continuamos com a nossa nova série de vídeos no Canal do YouTube.

No vídeo anterior – Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 1, vimos:

  • Quais são as principais diferenças em tarefas realizadas por robôs e pessoas;
  • Quais exceções precisam ser tratadas;
  • As possíveis oportunidades de erros na automação;
  • Super robôs;
  • Método ágil na implementação de novos robôs;
  • O processo perfeito x A primeira versão.

E agora nesta continuação vamos falar sobre 4 características importantes que temos que levar em consideração quando projetamos a automação de uma nova tarefa.

Aproveite o vídeo abaixo e deixe suas dúvidas nos comentários.

Qual a diferença entre macros e robôs na automatização de tarefas?

Em artigos como Robotic Process Automation (RPA) – o próximo salto de agilidade em processos e 5 Razões para adotar Robotic Process Automation, exploramos os benefícios da automatização de tarefas com esta tecnologia que utiliza a interface de usuário como canal de interação com os sistemas, realizando operações para produzir o resultado de uma atividade necessária ao negócio.


A robotização do processamento de tarefas pode trazer sensíveis ganhos de agilidade, aceleração do trabalho e redução de erros na realização de buscas, atualizações e consolidações de informações em sistemas sem a necessidade de alterar funcionalidades das aplicações envolvidas – simplesmente através da operação de controles sobre memória, tela, mouse e teclado.

Apesar do hype ter crescido muito em torno do tema RPA nos últimos anos, para algumas pessoas isso pode não parecer grande novidade. Afinal, macros de excel e scripts automatizados já eram usados há muito tempo para realizar este tipo de operação.

Afinal: O que há de novo na robotização em relação às macros e aos scripts?

Macros são funcionalidades de programação simplificada disponibilizadas por uma aplicação, como uma planilha eletrônica ou um ERP. As macros permitem programar sequências de ações que apoiam na execução de passos de uma tarefa específica, o que ajuda a simplificar o processamento de tarefas repetitivas. Em geral, as macros possuem uma linguagem proprietária da própria ferramenta e suas capacidades de interação estão limitadas a executar sequências de operações na própria ferramenta ou nas ferramentas que compõem uma suíte.

Para que a tarefa seja executada, a macro precisa ser acionada pelo usuário a cada vez que precisar ser executada, portanto não poderíamos considerar que é uma execução robotizada.

De forma semelhante, os scritps são sequências de código em uma linguagem programável que pode acionar um conjunto de ações. São diferentes das tradicionais linguagens de programação, porque são interpretadas, e não compiladas em um executável (o executável é a linguagem de script transformada em linguagem baixo nível de computador).

Javascript por exemplo permite realizar diversas operações sobre elementos de memória e da tela que está no navegador de internet. Pode-se usar o javascript para somar vários campos de uma tela, transformar dados, transportar informações de um campo para outro. Mas sua execução está limitada a operações no navegador.

Outro exemplo são os scripts de banco de dados. É possível com eles definir uma sequencia de ações que adicionem dados em uma tabela, transportem dados de uma para outra, façam cálculos, etc. Mas sua execução está limitada a operações no banco de dados.

Controlar abertura de planilhas eletrônicas, correio eletrônico, encontrar dados em documentos ou editores de imagens para completar outras etapas da tarefa acaba necessitando a combinação e orquestração de tecnologias e tornando a solução muito mais complexa.

As soluções de Robotização (RPA/RDA) funcionam operando virtualmente qualquer aplicação executada no computador. Isto permite realizar ações mais complexas, como ler e-mails, identificar as partes do e-mail que possuem conteúdos relevantes, cadastrar os dados do e-mail em uma aplicação, gerar um documento com uma carta de confirmação de leitura, adicionar uma assinatura, transformá-lo em PDF, registrá-lo em algum site, fazer login em diferentes sites, realizar consultas de dados e atualizar o cadastro – só para citar um exemplo.

A grande vantagem do RPA (Robotic Process Automation) é que ele oferece uma forma melhor de executar as tarefas podendo agir com autonomia, sem a necessidade de ser acionado por uma pessoa. Ele é capaz de operar comandos de teclado e mouse, processar informações na memória e acionar e operar praticamente qualquer aplicativo de um computador – literalmente controlando a estação de trabalho da mesma forma que uma pessoa poderia fazer.

O script criado para o RPA, além de ser mais abrangente, pode ser agendado para ser executado automaticamente por um robô. Uma infraestrutura de RPA permitirá que a organização tenha múltiplos robôs, que podem ser acionados para executar múltiplas tarefas – inclusive paralelizar a execução de uma tarefa com muito volume de dados. E tudo o que eles precisam é ter uma estação de trabalho e uma licença de robô para receber tarefas, processá-las e informá-las ao controlador (a Sala de Controle). O controlador é o elemento da infraestrutura de RPA que determina quais tarefas serão enviadas para quais robôs executarem. Em outras palavras, é o “gerente do time de robôs”, monitorando o trabalho de cada robô e delegando as tarefas.

Com esta infraestrutura, outro aspecto relevante é a governança. O controlador de RPA possibilita monitorar o desempenho dos robôs, balancear a carga de trabalho, gerenciar versões de scripts e auditar o trabalho automatizado.

RPA (Robotic Process Automation) e RDA (Robotic Desktop Automation) são tecnologias que evoluíram juntas. Mas enquanto o RPA envolve uma infraestrutura maior, o RDA tem o escopo de atuação como assistente – ele tem o mesmo poder de execução do trabalho em múltiplas aplicações como o RPA, porém funciona como um assistente do usuário humano para realizar ações repetitivas e em grande volume, trazendo agilidade no processamento de parte do trabalho de uma pessoa. Quem determina quando e como ele executará é o próprio usuário

.

Quando associado a outras tecnologias, como gerenciamento de regras de negócio para tomada de decisões, funcionalidades cognitivas de aprendizagem, interpretação visual (ver e interpretar imagens), inteligência artificial e sintetização de voz, as potencialidades de execução do trabalho se tornam virtualmente infinitas.

Este é o escopo do trabalhador digital. Sua organização está preparada?