A nova geração de BPMS na nuvem – e como eles podem alavancar a gestão por processos na sua empresa

A primeira geração de ferramentas para controlar atividades de processos, antes mesmo de BPM se tornar uma disciplina, eram os Workflows – soluções muitas vezes disponibilizadas como parte de uma solução maior (como um ERP) que possibilitava alguma customização dos fluxos de tarefas envolvidas em algum negócio. De forma especial, esses workflows visavam controlar fluxos de aprovações e ações e tinham um caráter fortemente humano.

Com a evolução da tecnologia e o crescimento das bases de informações, distribuídas em diversas aplicações diferentes dentro da infraestrutura das empresas, aliado ao crescente foco na otimização de processos dentro das empresas, estas soluções ganharam uma sigla própria: BPMS – Business Process Management Suites.

Os BPMS agregam diversas funcionalidades que possibilitam modelar, controlar e monitorar a execução dos processos de negócio, de forma transversal. Isto quer dizer que estas tecnologias evoluíram para um controle de execução dos processos buscando maior interação entre atividades humanas e disparo de ações em diferentes sistemas de informação, conforme a necessidade.

Com foco em tornar as interfaces de interação humana mais ricas (com construções de telas mais elaboradas) e adoção de melhores práticas no acionamento de ações em outros sistemas (especialmente visando aderência com arquitetura SOA), estas soluções acabaram se tornando suítes excessivamente robustas, que exigem elevada infraestrutura computacional pra sustentá-las, e, como consequência, tornando-se tão caras que acabaram afastando o sonho de gerenciar processos de muitas organizações onde o custo não justificava o investimento.

Nos últimos anos porém, temos visto nascer uma nova geração de suítes para gerenciamento de processos despontando no mercado de tecnologia – os BPMS na nuvem, em geral disponibilizados no modelo SaaS (Software as a Service).

Veja como as novas soluções de BPMS na nuvem podem alavancar as iniciativas de gerenciamento de processos em empresas de todo porte:

Motor de processos mais enxuto agiliza a disponibilização dos processos

A grande maioria dos BPMS tradicionais possuíam uma arquitetura na qual a camada de apresentação (telas das tarefas) eram acionadas da mesma forma que outros serviços, o que envolvia uma série de configurações como mapeamento de variáveis de entrada e saída, controles de salvamento intermediários dos dados e componentes visuais que eram um verdadeiro quebra-cabeças. Entre outros problemas, isso dificultava o envolvimento da equipe de negócios na definição das interfaces de uso, pois exigiam conhecimento técnico e de lógica de programação.
Os BPMS na nuvem, em geral, buscam formas mais simplificadas de possibilitar uma construção de interface rica nas tarefas de usuário do processo. Alguns recursos de BPMN de alta complexidade em processos (e baixíssimo uso em projetos reais), como gateways complexos ou controles de transações, não costumam fazer parte dessas suítes, que buscam uma relação 80-20 (cerca de 20% dos elementos que atendem a 80% das necessidades dos processos a serem gerenciados nas organizações).

Capacidade de integração com outros serviços oferecidos na nuvem amplia a inteligência do negócio

As soluções na nuvem baseiam-se em estruturas de conectividade já bastante estabelecidas ao mesmo tempo que conseguem adaptar-se mais rapidamente a novos protocolos de conexão – o que possibilita aos processos aproveitarem a riqueza da conectividade da internet para executar ações não apenas através do acionamento de serviços da sua infraestrutura de informação, mas também de outros serviços disponíveis através da web (por exemplo: serviço de verificação de risco de crédito).

Elimina necessidade de adquirir e manter infraestrutura própria para a solução

Muitas vezes ignorado no custo da solução, ter um BPMS instalado na infraestrutura do cliente não envolve apenas os custos com licenças de uso da solução. É comum que esse tipo de plataforma envolva outros custos como aquisição e manutenção de um servidor próprio de aplicações, e licenças de outros softwares de infraestrutura complementares como portais, barramentos, etc. As soluções disponibilizadas na nuvem já abstraem estes custos, porque muitas vezes uma mesma infraestrutura pode ser compartilhada com outros clientes – mantendo-se é claro o controle de segurança e sigilo sobre os dados de cada um. Este modelo de compartilhamento torna estas soluções mais acessíveis, além de serem modulares (podem ser combinadas com outras soluções de apoio à gestão como portais de gestão de conteúdo, ferramentas analíticas, etc)

Investimento pode começar numa iniciativa simples e crescer junto com o negócio

Os BPMS disponíveis na nuvem permitem gerenciar o custo, ampliando o número de licenças ou a capacidade de processamento conforme a organização for implantando os processos e envolvendo mais pessoas. Assim, a iniciativa de suporte tecnológico para BPM não precisa iniciar grande – ela pode começar com passos bem medidos e planejados de investimento.

Isto também simplifica “dar um pé atrás”. Se o primeiro projeto já demonstrou que a ferramenta não é a mais aderente para as necessidades de processo ou mesmo da cultura da empresa, é mais fácil repensar e mudar de plataforma (sem aquela sensação de ter que forçar a barra para justificar o tempo e dinheiro gasto na aquisição e implantação de uma plataforma muito robusta).

Mais simples de começar

As plataformas de BPM na nuvem já estão prontas e são rapidamente disponibilizadas mediante um start up muito menor. Ainda que seja necessário algum trabalho de inicialização da plataforma, como por exemplo integração com as soluções de gestão de identidades da organização, estruturação da hierarquia de áreas e funções, etc, ainda assim o início do uso da solução é mínimo perto das plataformas instaladas. Além disso, estas ações de inicialização podem acontecer em paralelo à modelagem e configuração do primeiro processo, trazendo ainda mais agilidade para a implantação da solução.

Isto possibilita começar com processos simples e pequenos, sem integração ou baixa interação com outros sistemas, demonstrando resultados rapidamente e possibilitando disseminar a cultura BPM na organização.

Modelagem na nuvem estimula a colaboração e transforma gestores e participantes em profissionais do conhecimento

Os modelos de processos na nuvem podem são mais fáceis de serem compartilhados e editados por grupos de pessoas, ao mesmo tempo que controlam diferentes niveis de segurança (quem pode ver, quem pode editar, quem pode disponibilizar) e mantêm histórico das diferentes versões do processo.

Isto estimula os participantes a contribuírem mais ativamente na elaboração do fluxo e também das interfaces e formulários para as tarefas que serão executadas no processo automatizado.


Procurando ajuda para identificar a plataforma de BPM mais alinhada com as necessidades da sua empresa? Conheça os serviços da iProcess em soluções e projetos de automação de processos:
http://iprocess.com.br/bpm/automacao-de-processos/

 

3 dicas para se preparar para o exame CBPP – Certified Business Process Professional

CBPP – Certified Business Process Professional, concedida pela ABPMP Internacional, é certificação a mais valorizada atualmente no mercado brasileiro para os profissionais envolvidos em gestão por processos de negócio, e uma das mais importantes em caráter internacional.

É um grande investimento na carreira profissional de quem atua no mercado de BPM. Por isso, compartilhamos aqui algumas dicas interessantes para você que está se preparando para fazer o exame e se tornar um profissional de processos de negócio certificado.

1) Estude o BPM-CBOK

A base para esta certificação é o Corpo Comum de Conhecimento em Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK), que atualmente encontra-se na sua terceira versão.
O BPM CBOK discute nove áreas de conhecimento sobre a Gestão por Processos distribuindo-as em duas perspectivas – a das atividades do ciclo de vida de processos  (gerenciamento de processos, modelagem, análise, desenho, gerenciamento de desempenho, e transformação de processos), e a da disciplina em nível organizacional (organização do gerenciamento de processos e gerenciamento corporativo). Além disso, também dedica uma área específica para tratar as diferentes tecnologias que suportam a prática de BPM nas organizações.

É importante conhecer bem os conceitos relacionados a cada uma dessas áreas de conhecimento.

Você pode iniciar seus estudos do BPM CBOK com a versão digital deste guia, que pode ser obtido através do próprio site da ABPMP Brasil:
http://www.abpmp-br.org/bpm-cbok-v3-0/

Se você precisar de uma ajuda para revisar a fixação dos conceitos, a iProcess Education tem um kit de Simulado para Exame CBPP, com cerca de 150 questões diferentes sobre todas as áreas de conhecimento do BPM CBOK e inspiradas no exame.
Saiba mais em: http://iprocesseducation.com.br/simulado_CBPP


2) Aproxime a prática do seu dia a dia às boas práticas recomendadas pelo BPM CBOK

O BPM CBOK não é um livro de instruções sobre como aplicar BPM, mas ele faz um alinhamento de questões relevantes e que devem se tornar práticas comuns entre os profissionais nesta disciplina de gestão de negócios.

Avalie o cenário atual da sua organização e trace paralelos com as práticas sugeridas pelo guia. É a melhor forma de fixar os conceitos e se alinhar com a visão de gestão por processos, além de uma excelente forma de avaliar o nível de maturidade da sua empresa no gerenciamento de processos de negócio.

Avalie também se você está preparado para se tornar um profissional CBPP. Como ela é uma certificação de proficiência em BPM, é preciso comprovar experiência para se submeter ao exame. Se precisar, invista em cursos que possam ajudar na sua preparação. 

A iProcess Education tem o compromisso de alinhar em seus treinamentos a teoria do BPM CBOK com a experiência prática dos diversos projetos pela nossa equipe.  Confira as próximas edições do programa de formação Ciclo BPM – Da Estratégia à Medição.


3) Participe do BPM Bootcamp e considere isto um valioso investimento

Com tantas oportunidades para se atuar no mercado de BPM, e tantos papéis diferentes em que uma pessoa pode se envolver, que é bastante natural que os profissionais acabem se especializando em algumas atividades ou conhecimentos específicos. Por exemplo:

  • Há profissionais de BPM que geralmente possuem uma formação em TI e quando entram no mercado de BPM, costumam ter um foco direcionado a projetos de automação de processos. Por isso sua visão da gestão por processos está mais associada à aplicação de soluções e plataformas tecnológicas para controle e monitoramento dos processos.
  • Há profissionais geralmente provenientes de formações relacionadas a O&M e qualidade, cuja especialidade está em modelar e padronizar processos organizacionais. Por isso sua visão de processos está mais relacionada à organização e documentação padronizada do conhecimento da execução de processos e a identificação e mitigação ou solução de potenciais riscos na variação da execução dos processos.
  • Há também os profissionais que atuam em projetos de análise, criando diagnóstico de processos e propondo redesenhos, muitas vezes com o objetivo de reduzir custos ou melhorar a qualidade.
  • Alguns possuem grande experiência em processos de um determinado nicho de negócio (como por exemplo os processos fiscais e tributários brasileiros, ou as particularidades dos processos na área de saúde), outros são mais generalistas, atuando com menos profundidade em uma variedade maior de processos.

As diferentes formas de atuar na disciplina de BPM faz com que a visão conceitual relacionada ao tema de processos tenha uma perspectiva diferente para cada um destes profissionais, e pode estar limitada ao seu conjunto de técnicas e práticas. O profissional CBPP precisa ampliar sua visão além da sua prática diária, devendo conhecer a disciplina BPM em todas as suas áreas de conhecimento, mesmo que sua atividade profissional esteja aprofundada em uma ou duas delas.

Por isso, considere a participação no BPM Bootcamp não como mais um custo para buscar a certificação, e sim como um investimento justamente na ampliação desta visão. O BPM Bootcamp oportuniza a discussão e troca de experiência com profissionais que atuam sob as mais variadas perspectivas da gestão por processos nas organizações e que estão, naquele momento, visando o mesmo alinhamento que você.

Geralmente, o BPM Bootcamp acontece nos dias que antecedem a data de exame para a certificação. Acompanhe a agenda de eventos da ABPMP Brasil e verifique qual o próximo BPM Bootcam e CBPP Exam mais próximo de você:

http://www.abpmp-br.org/

Outras dúvidas sobre o BPM Bootcamp podem ser obtidas diretamente com a equipe da ABPMP pelo email secretaria@abpmp-br.org.

 

Webinar: BPM, BPMN, BPMS e RPA – O Guia Definitivo

Neste webinar, apresentado por nossa consultora Kelly Sganderla, falamos sobre os temas BPM, BPMN, BPMS e RPA – estas siglas que tem a companhado a jornada de quem atua em projetos de gestão de processos e transformação digital do negócio.

Confira aqui o video gravado e as respostas para as perguntas enviadas durante o evento!

Slides da apresentação estão disponíveis no slideshare:
https://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-bpm-bpmn-bpms-e-rpa-o-guia-definitivo-93104242

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Você tocou em uma questão importantíssima que são os indicadores ponta a ponta. Eu sempre tenho muita dificuldade de definir indicadores que sejam realmente amplos e não representem exclusivamente o desempenho de áreas específicas. Você pode dar exemplos de indicadores ponta a ponta e dar dicas práticas de como defini-los, e como evitar os indicadores apenas departamentais?
Esta pergunta foi respondida no vídeo, mas vale a pena comparar, nos slides do link acima, as diferenças entre criar indicadores de desempenho das áreas (slide 7) e de desempenho do processo (slide 8).

Pergunta: Pode-se dizer então que a BPMN complementa o BPM?
Eu diria que BPMN está a serviço de BPM. Ela é uma notação para apoiar a prática de BPM em diversas etapas do ciclo de melhoria de processos. Não é a única, mas é uma das mais fáceis e completas, e por isso vem se tornando um padrão de fato no mercado.
Como comentou um outro participante em resposta a esta pergunta, durante o evento: “BPMN é uma notação, assim como a EPC. É uma linguagem lógica para você modelar um processo.”

Pergunta: Quais ferramentas são mais utilizadas para se desenvolver os diagramas do BPMN?
Existem diversas ferramentas no mercado, algumas com mais, outras com menos recursos. Confira nosso artigo 7 Ferramentas Gratuitas para Criar Diagramas de Processos com BPMN para conhecer algumas das ferramentas gratuítas que já testamos, mas tenha em mente que o objetivo da maioria delas é a simples criação de diagramas.

Há quem defenda que, no mapeamento de Processos, não seja realizado o chamado AS IS, declarando ter outros métodos que são mais rápidos e efetivos. Eu entendo muito necessário o AS IS. Como vocês entendem sobre isso?
Esta pergunta também foi comentada durante o evento. A modelagem AS IS é bastante importante em projetos de redesenho. Mas a simples modelagem do AS IS, por mera formalização, sem que haja um propósito maior para o seu uso, é realmente uma prática que tem caído em desuso, já que o processo tem vida e continua a evoluir, independente do desenho no papel.

Pergunta: Na análise do AS-IS alguns clientes costumam alterar o processo, dificultando a entrega do TO-BE. Como você trata essa situação? (Acredito que você já passou por isso).
Outro comentário na mesma linha: tb tenho muita dificuldade, mas nao tem muito como fugir disso, pois quando estamos desenhando o AS-IS, colocando no papel é que o cliente (no meu caso interno, pois nao sou consultor) lembra de atividades e tarefas que precisam fazer parte do processo e não tem como desconsiderar.
De fato, o negócio das organizações é dinâmico e em muitos casos não pode parar só por que há um mapeamento de processos em andamento. Mudanças legais ou emergenciais por exemplo, precisam ser priorizadas e muitas vezes passa na frente do projeto. É importante avaliar e discutir com o cliente, entretanto, se a mudança é simples e fácil de aplicar, ou se pode impactar o processo mais adiante. No segundo caso, é importante argumentar com ele que a mudança não é tão simples, e que para a segurança do negócio pode ser interessante uma análise para avaliar os impactos mais à frente e planejar melhor como implantá-la.

Pergunta: Qual a infraestrutura mínima necessária para uma organização gerenciar seus negócios usando a metodologia BPM com todos os recursos apresentados? Exemplo, uma pequena empresa em fase de estruturação com recursos limitados, consegue efetivamente desenvolver o método?
É um desafio grande, mas pode ser factível. Normalmente as organizações só percebem a importância de adotar o gerenciamento de e por processos quando já estão com processos muito complexos, robustos, com problemas demais, que precisam ser organizados, padronizados e gerenciados. Em uma organização pequena, os problemas dos processos geralmente são resolvidos mais facilmente e na hora em que acontecem, já que tem menos pessoas (e menos camadas hierárquicas) envolvidas. Para que ela perceba valor em adotar a disciplina de gerenciamento de processos, precisa que os líderes da empresa compreendam os ganhos que terão no decorrer do crescimento da empresa (com processos organizados e gerenciados o crescimento acontece de forma mais estruturada) e desde o princípio tratem o tema com relevância e prioridade entre as demais atividades do negócio.

Pergunta: a tarefa feito pelo robô na automação pode ser comutada entre um usuário e o robô, dependendo da necessidade?
Sim! E o robô pode eventualmente falhar na sua execução (digamos que o site que ele precisava acessar não estava no ar e a tarefa ficou pela metade). Então é possível que partes do trabalho sejam feitas pelo robô e outras por uma pessoa, ou eventualmente a tarefa seja realizada por um ou por outro, devido a alguma regra da organização. É por isso que chamamos os robôs em RPA de “trabalhadores automáticos”.

Pergunta: Você conhece ou recomenda outras ferramentas de RPA? Elas geralmente são free ou pagas?
Atualmente a iProcess trabalha com três ferramentas que estão entre as TOP internacionais e também uma importante ferramenta brasileira.
Conheça estas soluções – saiba mais em www.iprocess.com.br/rpa/

Pergunta: O RPA não faz o que o BPMS faz? Um exclui o outro? Ou ainda ambos podem trabalhar integrado?
Não! As ferramentas podem ser complementares. O BPMS tem como propósito orquestrar processos de negócio, comunicando e envolvendo diferentes participantes para que um processo completo possa ser executado.
Já o RPA serve para processamento de tarefas repetitivas, podendo substituir, em alguns casos, o trabalho de uma pessoa humana em um processo de negócio.
Confira no video como pode acontecer a interação entre BPMS e RPA.

Pergunta: Se a atividade é de usuário, mas está sendo executada por um robô, o símbolo BPMN utilizado continua o mesmo??
Sim, o símbolo BPMN usado é o mesmo, porque a interface é a mesma de um usuário. Assim, mesmo que o robô venha a ser desativado, uma pessoa poderá realizar o trabalho no seu lugar. A substituição é apenas de um trabalhador humano por um trabalhador automático.

Pergunta: Qual a diferenca de Indicador de Controle e Indicador de Performance?
Complementarmente, outro comentário nesta linha: Indicadores deveriam ser abordado em uma outra video aula, ma empresa onde trabalho existe uma grande dificuldade de entender a definição dos indicadores.
Este tema tem sido bastante apontado nos nossos cursos. Vamos planejar uma série direcionada para indicadores! Aguardem, em breve teremos notícias sobre isto :)
Enquanto isso, confira este artigo: Medidas, Métricas e Indicadores na Gestão por Processos

Pergunta: Você poderia detalhar um modelo de monitoramento de RPA?
O que precisamos monitorar nos processos automatizados com RPA/robotizados?
O monitoramento de RPA envolve outros componentes de gerenciamento, como uma sala de controle do desempenho, alocação e agendamento de robôs. Mas isto é um tema mais amplo, em breve voltaremos a aprofundar este tema!

 

5 Razões para adotar Robotic Process Automation (RPA)

No artigo anterior, falamos sobre Robotic Process Automation (RPA) – como ele representa o próximo salto de agilidade em processos e os principais motivos para adotar RPA.

Neste artigo, vamos explorar cada uma dessas razões e debater como elas se convertem em ganhos reais e retorno sobre o investimento na aplicação desta tecnologia.

1. Mais rápido e barato de implementar

Uma das atividades mais comuns no dia a dia das organizações é transferir ou validar informações entre diferentes sistemas que não estão integrados.
Por exemplo:
  • Coletar os dados recebidos de um formulário de contato no site e adicioná-los ao CRM da empresa, para que então se inicie o processo de relacionamento com o cliente.
  • Reunir informações de vendas e encaminhar para o sistema financeiro, para a emissão da nota fiscal de serviço.
  • Digitar informações de cobrança para gerar boletos, copiando as informações do sistema financeiro.
  • Validar uma informação cadastral em um serviço externo, como verificar de placas de veículos no DETRAN, conferir um CEP no sistema dos Correios ou verificar no PROCON de cada estado – de acordo com o código DDD do telefone do cliente – se ele bloqueou seu número para receber chamadas de telemarketing.

A solução técnica seria implementar um serviço de integração, que envolve: definir as regras de negócio, identificar as tabelas e os campos de origem e destino de cada sistema, implementar eventuais transformações/formatações de dados, desenvolver o código do serviço e realizar os testes. 

Entretanto, é comum este tipo de projeto se apresentar bastante complexo, demorado e de custo elevado, e em alguns casos é de difícil viabilidade tecnológica.

Enquanto a solução técnica ideal não vem, estas tarefas são feitas manualmente e muitas vezes resumem-se em copiar-e-colar informações da tela de um sistema para a tela de outra aplicação.

Com RPA, o robô é treinado para realizar o trabalho repetitivo exatamente como uma pessoa faria, usando as mesmas telas que a pessoa usaria. A programação do robô é mais simples e se baseia em mapear os passos e definir as regras que ele deve seguir.

 

Um robô RPA tem a capacidade de executar ações de controle de teclado, mouse e memória em telas de aplicações legadas, sistema operacional, sistemas na web, planilhas e documentos eletrônicos, e-mails, e todo tipo de interface estruturada, como se fosse um usuário. Além disso, a programação de seu script é muito mais simples que o desenvolvimento tradicional de sistemas.

 

 

 

2. Redução do tempo de ciclo das atividades

Uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.

Por exemplo: considere um uma atividade rotineira em que uma assistente comercial recebe por e-mail os dados recebidos de um formulário de contato no site da empresa e precisa cadastrar o contato como lead comercial nos sistemas da empresa. Ela realiza as seguintes ações:

  1. Acessa o CRM da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra manualmente, copiando os dados do e-mail e colando nos respectivos campos de cadastro CRM da empresa.
  2. De acordo com a localização do cliente, atribui um responsável comercial
  3. Acessa a plataforma de comunicação da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra o contato com e-mail e telefone.
  4. Verifica se o contato marcou que quer receber informações por e-mail e o adiciona às listas de interesse informadas no formulário do site.
  5. Verifica o DDD, identifica o estado e acessa o site do PROCON para pesquisar o número de telefone informado e verificar se o cliente está bloqueado para receber chamadas de ofertas de produtos e serviços. Se estiver bloqueado, sinaliza no cadastro para não adicioná-lo nas listas de chamadas de telemarketing da empresa.
  6. Envia um e-mail para o responsável comercial informando sobre o interesse do cliente.

Este processo manual consome em torno de 5 minutos de uma assistente na empresa quando o contato já existe no CRM, e cerca de 15 minutos quando é preciso cadastrar o novo contato. Além disso, o trabalho pode ser interrompido por uma ligação, um chamado no sistema de chat interno ou outra pausa realizada pela pessoa.

Se implementada em um RPA, esta tarefa já gera economia de tempo pois não será suscetível às interrupções, além da passagem de informações ser muito mais ágil, já que não há o esforço de digitação e movimentação do mouse. O robô ainda precisará esperar que as páginas dos sites carreguem e que o processamento de cadastro dê retorno, mas as operações são realizadas com uma agilidade muito maior.

De acordo com um estudo realizado pela Accenture, a aplicação de RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela organização na realização de atividades que antes eram executadas manualmente.

Além disso, o robô pode executar estas tarefas operacionais sem interrupção enquanto houver trabalho para ser feito, trabalhando 24 horas por dia todos os dias da semana.

Ao reduzir o tempo gasto pelas pessoas em tarefas manuais e mundanas, o time passa a dedicar toda a sua atenção nas atividades em que realmente podem aplicar seu conhecimento e talento.

3. Escalabilidade

Em processos realizados manualmente, a única forma de ganho de escalabilidade em caso de aumento de demanda é contratar mais recursos humanos, treiná-los e adicioná-los à força de trabalho da empresa – sejam profissionais terceiros ou internos.

Quando adotamos a automatização das tarefas manuais, torna-se fácil ajustar o número de robôs que executam o trabalho para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a necessidade da demanda.

Além disso, um robô executor de tarefas pode executar múltiplas tarefas em sequência. Assim, quando não houver mais trabalho de um determinado tipo para realizar, ele pode assumir outro papel, realizando um trabalho totalmente diferente.

Esta escalabilidade é possível com a adoção de Bot Farms, ou fazendas de robôs, onde diversos robôs são alocados para executar as atividades manuais, com um controle de fila de trabalho centralizada.

A escalabilidade de bots traz outra vantagem interessante na adoção de RPA: ela possibilita que os investimentos na automatização de tarefas seja gradual e planejada, ou seja, a organização pode ir aumentando seus investimentos nesta tecnologia de forma gradual à medida que a demanda por automatização cresce entre as atividades da empresa.

4. Padronização, Rastreabilidade e Compliance

Os robôs baseados na tecnologia de RPA baseiam todo o seu trabalho na execução de scripts que determinam a ordem e os passos a serem realizados. Isto garante que qualquer robô executor realizará o trabalho seguindo rigidamente os padrões, normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas.

Todos os passos realizados pelo robô são registrados em um log de sistema que permite uma rastreabilidade completa de cada ação realizada.

Além disso, é possível atribuir ao robô controles para gerar evidências dos passos realizados, o que poderá ser verificado em uma eventual auditoria. Por exemplo: o robô pode ser configurado para que faça o print de uma tela de cadastro com todos os dados registrados antes e após o salvamento, salvando em arquivo com data e hora da geração do registro e gravando em uma pasta com escrita controlada.

Com isso, a organização pode contar com uma garantia maior de compliance em seu negócio.

5. Redução de erros

Atividades em que grande parte do trabalho baseiam-se em digitação manual de informações e ações de copiar-e-colar entre campos de telas de sistemas apresentam grande risco de erros cometidos por erros de digitação ou movimentação de informações nos campos errados.

Algumas situações típicas que apresentam risco de erros nas atividades manuais:

  • Juntar informações de campos diferentes, como primeiro nome, nome do meio e sobrenome e copiar-e-colar para um campo único de nome em um outro sistema pode apresentar problemas como faltar espaços entre os nomes deixando-os colados ou copiar em ordem errada.
  • Valores que precisam ser digitados manualmente de um sistema para outro porque o formato de dados é diferente podem falhar na digitação de algum dígito, podendo levar a grandes diferenças de valores
  • A transformação de um valor de uma moeda em outra (ex: de dólar para real) pode ser adicionada de forma errada devido ao formato ou falha em algum dígito durante o cálculo.

Pense neste cenário simples: ao cadastrar uma geladeira de luxo no site de e-commerce, o usuário falhou ao digitar e colocou um zero a menos no preço, fazendo  que o produto que deveria custar R$ 3.700,00 fosse vendido por R$ 370,00!! Um pequeno erro de digitação que pode representar um seríssimo risco ao negócio!

A automatização de tarefas faz toda a transferência e transformação dos dados em memória no próprio computador, garantindo que – se a fórmula ou regra estiver bem definida no script, as chances de erros sejam virtualmente eliminadas na execução destas atividades.

E muito mais…

Existem diversos outros ganhos que sua organização pode obter na adoção de RPA:

  • Foco do time na experiência do cliente
  • Rápido retorno do investimento
  • Compartilhamento do recurso por múltiplas equipes
  • Melhoria do desempenho dos processos de negócio através de ganhos de agilidade em tarefas manuais
  • Aumento da capacidade de fazer negócios

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Conheça também:

Robotic Process Automation (RPA) – o próximo salto de agilidade em processos

RPA (Robotic Process Automation) é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza partes ou atividades inteiras de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com as interfaces de usuários já existentes nas diversas aplicações utilizadas pelos profissionais da organização. Em outras palavras, o robô faz aquela parte do trabalho maçante do escritório, atualizando planilhas, fazendo cálculos, checando emails, cadastrando coisas.

Baseado na ilustração de Ken Barr para a capa do livro "Star Wars Question and Answer Book about Computers" (1983)Se você leu isso e ficou imaginando o C-3PO (Star Wars), o Sonny (Eu, Robô) ou o Bender (Futurama) em frente a uma mesa de escritório pilotando um laptop e realizando o trabalho diário por você… bem, talvez o que você tem em mente não seja exatamente como é um robô RPA, mas pode ajudar a entender como ele trabalha.

O RPA não é um robô físico, mas um software capaz de executar, de forma automatizada e utilizando recursos cognitivos, os passos de uma tarefa que uma pessoa normalmente faria. Se todos os recursos necessários para realizar o trabalho (como os dados de entrada e as aplicações a serem acessadas) estão em formato digital, o RPA deve ser capaz de realizar a tarefa.

Definindo RPA

O RPA (Robotic Process Automation) consiste em uma aplicação de software que replica as ações de humanos na interação com a interface de usuário de um sistema de computador. Este robô de software opera usando a interface de usuário (UI) da mesma forma que uma pessoa faria, sendo esta a principal distinção das formas tradicionais de integração com sistemas que historicamente são realizadas através de APIs (Application Programming Interfaces).

Por exemplo:

  • Semanalmente a equipe de compras reúne informações de novos fornecedores em uma planilha e envia para uma pessoa que faz login no ERP da empresa e verifica, para cada linha da planilha, se o fornecedor já está cadastrado ou se falta cadastrar no sistema. Para os fornecedores ainda não cadastrados, esta pessoa faz o cadastro e envia um e-mail ao contato no fornecedor solicitando que envie a documentação mínima para efetivar o cadastro.
  • Em uma instituição financeira, toda vez que uma nova análise de solicitação de empréstimo precisa ser realizada, uma pessoa acessa diversos sistemas como cadastro de clientes, Serasa, SPC, bureau de informações entre outros, pesquisando pelo CPF dos tomadores de crédito e seus associados para avaliar sua capacidade financeira. As informações são reunidas em um documento baseado em um template predefinido, que é transformado em PDF e então enviado para um Analista de Crédito para avaliar se vale a pena ou não liberar o empréstimo.

Com RPA, é possível automatizar atividades operacionais e manuais do tipo “monkey business” como as descritas acima, que não agregam valor ao negócio mas que são necessárias à rotina da organização, tornando esse processo muito mais ágil e liberando os profissionais envolvidos nestes processos para focarem em atividades de alto valor como avaliações e tomadas de decisão.

Para realizar o trabalho, o robô é “treinado” para repetir as mesmas ações de uma pessoa para realizar o trabalho, como monitorar emails, extrair anexos, classificar e colocar os anexos em pastas, comparar o conteúdo de documentos, realizar login em sistemas, cadastrar ou consultar informações, analisar e buscar padrões em imagens, reunir dados de diferentes fontes para gerar uma planilha ou relatório entre outras tarefas manuais. As soluções mais avançadas possuem ainda habilidades cognitivas que possibilitam o aprendizado contínuo, adaptabilidade a mudanças e inteligência artificial.

A partir deste “treinamento”, o robô passa a fazer trabalho sozinho a partir de algum gatilho (por exemplo um e-mail que chegou ou um determinado horário do dia), interagindo com as aplicações do computador no lugar de uma pessoa. Para quem olha o computador em utilização pelo robô, poderá parecer estranho ver o mouse na tela se mexendo sozinho, janelas se abrindo e coisas sendo digitadas – mas é exatamente assim que acontece! O robô de software passa a assumir o controle do computador, com cada passo seu sendo rastreado pelo sistema – o que possibilita auditorias ou revisões das ações realizadas.

 

Principais benefícios

Entre os principais benefícios na adoção de RPA, são apontados:

  • Mais rápido e barato de implementar em relação a um projeto típico de desenvolvimento e integração de sistemas, pois não requer alteração das aplicações existentes
  • Redução do tempo de ciclo das atividades: uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.
  • Escalabilidade: é possível ajustar o número de robôs executando a tarefa para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a demanda.
  • Padronização: os robôs executam as tarefas seguindo rigidamente os padrões definidos para a realização do trabalho.
  • Redução de erros: devido aos padrões e regras definidas, o risco de erros é virtualmente eliminado.

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Conheça também:

Especial BPM Day Porto Alegre 2016

A iProcess foi este ano a organizadora do BPM Day de Porto Alegre, evento realizado pela ABPMP Brasil (Association of Business Process Management Professional), que aconteceu dia 08 de novembro e contou com mais de 600 inscritos.

O BPM Day é o maior e um dos mais importantes eventos de compartilhamento de experiências em Gestão por Processos de Negócio, que acontece em diversas cidades do país e tem como objetivo possibilitar a aproximação de profissionais das diversas áreas relacionadas a BPM com a apresentação casos aplicados em empresas.
Os cases apresentados têm como objetivo compartilhar como a disciplina de gestão por processos tem sido aplicada em organizações de diferentes portes e segmentos de negócio, os desafios e os resultados colhidos.

Aqui estão as apresentações realizadas pelos profissionais que fizeram esta importante contribuição durante o BPM Day Porto Alegre 2016:

ABPMP - Apresentação de Abertura BPM Day Porto Alegre 2016

ABPMP - Apresentação de Abertura BPM Day Porto Alegre 2016

Case Unimed e Constroeste – Lições aprendidas em dois cases de automação de processos críticos do negócio

Case Unimed Seguros e Constroeste – Lições aprendidas em dois cases de automação de processos críticos do negócio

Case Fundacred - Transformação Digital da Gestão de Crédito

Case Fundacred - Transformação Digital da Gestão de Crédito

UFRGS - A Experiência do Escritório de Processos

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