Modelos de Gestão do CoE RPA

Conforme exploramos em um webinar recente sobre CoE RPA, o investimento em robotização comumente inicia com uma experimentação, onde a organização desenvolve e experimenta o primeiro robô.

Como os resultados com ganhos de tempo e liberação de força de trabalho humana em atividades repetitivas são imediatamente percebidas e mensuráveis, o primeiro robô costuma ser a porta de entrada para o crescimento da iniciativa.

Em pouco tempo a iniciativa de robotização tende a se expandir para outras atividades e áreas. Nestes projetos iniciais, começamos a identificar características que devem se transformar em políticas e padrões internos, como os métodos de avaliar se uma tarefa é realmente robotizável, que tecnologias serão usadas, quanto trabalho leva para fazer, como formalizar o entendimento do trabalho do robô, as ações de monitoramento e o gerenciamento de riscos operacionais.

Assim, nos primeiros projetos, entendemos como a iniciativa se encaixa dentro da cultura e visão de aplicação desta tecnologia na organização e uma estrutura mínima de governança começa a ser estabelecida.

Este passo é bem importante para que a equipe envolvida comece a estruturar um centro de governança (ou Centro de Excelência – CoE) antes que o RPA se popularize demais e a organização perca controle sobre seus robôs, expondo a atividade do negócio a sérios riscos operacionais.

O CoE (Center of Excellence) é a estrutura organizacional responsável por realizar a gestão e governança da adoção do trabalhador digital dentro da organização, definindo e garantindo a execução dos processos de:

  • Descobrir e priorizar novas demandas;
  • Implementar tarefas robotizadas;
  • Monitorar a execução do trabalho robotizado;
  • Sustentar a operação robótica.

Se o modelo de gestão do CoE RPA será uma estrutura centralizada ou decentralizada na organização, depende de diversos fatores. Os principais são: a maturidade da organização com tecnologias de robotização e de transformação digital, a cultura organizacional, a visão de futuro e os planos de sustentação. Em alguns casos, a distribuição física de matriz/unidades também pode influenciar nesta decisão.

Vamos discutir três modelos, seus benefícios e pontos de atenção.

CoE RPA Distribuído

O modelo de CoE distribuído/descentralizado tem seus recursos distribuídos nas unidades de negócio da organização.

Os processos de descobrir e priorizar novas demandas, implementar tarefas robotizadas, monitorar e sustentar são executadas pelas unidades de negócios separadamente.

Prós:

  • Aumenta a capacidade de executar projetos de automação, já que cada área poderá estabelecer suas prioridades e avançar com seus projetos.
  • Possibilita às equipes criar soluções personalizadas com a proximidade com a operação do negócio.
  • O gerenciamento dos custos é simplificado, já que custos e recursos robóticos são específicos de cada unidade.

Cons:

  • Requer capacitar mais pessoas para se atuar nos diferentes papeis dos projetos de robotização.
  • O conhecimento e experiência obtidos pelos projetos de cada equipe acabam ficando muito concentrados.
  • Requer um esforço maior na garantia da aplicação dos padrões organizacionais
  • Tende a obter níveis de maturidade diferentes entre os times.
  • Há uma menor otimização de recursos robóticos, uma vez que um time pode ter tarefas demais a automatizar mas precisa restringir aos robôs disponíveis para seu time enquanto outra área não evoluiu muito na robotização e tem recursos subutilizados.

CoE RPA Centralizado

O modelo de CoE centralizado reúne todos os recursos para conduzir a automação RPA para a organização em um time integrado.

Os processos de descobrir e priorizar novas demandas, implementar tarefas robotizadas, monitorar e sustentar são executadas pelas unidades de negócios separadamente.

Prós:

  • A centralização de expertise permite que o time aprenda e desenvolva novas habilidades a partir das experiências dos diversos projetos.
  • Potencializa o ganho de escalabilidade na utilização da força de trabalho robótica.
  • Otimiza de recursos técnicos nos diferentes projetos de robotização.
  • Otimiza de recursos robóticos, possibilitando que um robô possa ter sua agenda de trabalho ocupada com atividades de diferentes unidades de negócio.
  • Possibilita maior gestão e padronização dos processos.
  • Possibilita melhor garantia da aplicação dos processos.
  • Uso de plataforma compartilhada.

Cons:

  • A expansão da iniciativa de processos pode ser mais lenta uma vez que o time está concentrado em um conjunto limitado de projetos de automação.
  • As unidades precisam concorrer pela priorização de seus projetos (como comumente acontece hoje com projetos de TI).
  • Os projetos tendem a apresentar maior esforço para alocação de recursos de negócio.

CoE RPA Híbrido

No espectro entre a gestão da força de trabalho digital centralizada ou distribuída, podem haver tons intermediários que combinam aspectos dos dois modelos  para melhor atender às necessidades e características da organização.

Estas definições podem influenciar a definição de papéis, processos e recursos.

Alguns exemplos:

  • COE Centralizado reúne periodicamente aprendizados para evoluir processos
    mas ciclo de vida da robotização é aplicada de forma distribuída nas unidades de negócio.
  • Processo de descoberta e análise da demanda é realizado pelas unidades, com implementação pelo CoE centralizado.
  • Processo de implementação pelo CoE centralizado mas monitoramento e
    sustentação providos pela unidade de negócio.

A decisão sobre o modelo de gestão, o estabelecimento de processos, papéis e recursos é uma importante reflexão que precisa estar no roadmap da organização que inicia sua jornada na adoção da força de trabalho digital e precisa ser iniciada tão logo as primeiras experiências de robotização comecem a acontecer.

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