Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 1

A robotização de atividades começa pela identificação dos processos a serem automatizados – tema de nosso vídeo 7 Características Chaves para Processos Candidatos à Robotização.

A partir do momento em que são identificados os processos aptos para a robotização, é muito importante termos clareza sobre o que o robô pode fazer em comparação ao o que uma pessoa faz.

Para quem não está familiarizado com processos de robotização, é muito comum nesta etapa do projeto realizar a simplificação da automatização. Ou seja, achar que o robô fará tudo que uma pessoa faz, de forma muito mais rápida e com menos erros.

Robots Competition With Human

Por isso, é fundamental entendermos quais são as diferenças existentes entre as tarefas feitas por uma pessoa e feita por um robô.

robot and human


Viabilizar a operação do robô poderá envolver adequações no método do trabalho manual, de forma que na modelagem dos processos se faz essencial que as tarefas sejam redesenhadas.

Isso poderá evitar interrupções para solucionar gaps durante a programação do trabalho do robô, e permitirá obter os melhores resultados de agilidade e produtividade.

 

Para entender melhor estes conceitos, acabamos de disponibilizar nosso segundo vídeo desta nova temporada no canal do YouTube, com o tema: Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processo robóticos – Parte 1

Convite: Lançamento do curso Nacional sobre RPA – Do Planejamento à Gestão: Como implantar uma força de trabalho digital

Devido a grande procura após o sucesso da nossa primeira turma de 2019 sobre RPA (Robotic Process Automation) – Do Planejamento à Gestão: Como implantar uma força de trabalho digital realizado em São Paulo, o grande número de downloads do nosso e-book sobre RPAdo grande interesse no Webinar sobre BPM + RPA, a iProcess atende a pedidos e lança esse treinamento a nível nacional.

As empresas estão buscando cada vez mais respostas para os principais desafios do uso de robôs em seus processos de negócio

E participando deste curso você irá aprender:

  • O que são trabalhadores digitais, como funcionam seus componentes e como se diferem das soluções de robotização disponíveis no mercado.
  • Como Identificar processos na organização candidatos à robotização e avaliar quais trarão os melhores resultados na implantação de uma força de trabalho digital.
  • Como avaliar o Retorno de Investimento (ROI) da robotização e os processos candidatos à robotização.
  • Como desenvolver, planejar e viabilizar um roadmap de robotização dos processos da organização.
  • Quais as etapas de um projeto de automação e seus principais desafios.
  • Como modelar e especificar os processos para obter o melhor desempenho possível do robô.
  • Como utilizar as capacidades complementares ao RPA para expandir o potencial do trabalhador.
  • Qual a relação dos Processos de Robotização com os Processos de Negócio e como obter o melhores resultados unindo a visão de BPM com a visão de RPA.
  • Porque a governança é essenciais a medida que crescem as iniciativas de RPA.
  • Quais os principais processos e padrões necessários para a Implantação de um Centro de Excelência de RPA (CoE RPA).

Entre os meses de abril e maio estaremos em:

  • 15/04 a 16/04  |  Manhã e Tarde  |  Porto Alegre / RS
  • 24/04 a 25/04  |  Manhã e Tarde  |  São Paulo / SP
  • 08/05 a 09/05  |  Manhã e Tarde  |  Rio de Janeiro / RJ
  • 22/05 a 23/05  |  Manhã e Tarde  |  Brasília / DF

As vagas são limitadas, então garanta logo a sua!

Você também receberá:

  • Rico material referencial para evolução dos seus estudos em RPA.
  • Manual de treinamento.
  • Certificado de Participação.

Conheça os nossos instrutores:

Eduardo Britto –
Diretor de Consultoria da iProcess, atua há mais de 20 anos nas áreas de BPM, Workflow e ECM/GED. Bacharel e Mestre em Ciência da Computação pela UFRGS.

Kelly Sganderla –
Consultora de Processos de negócio há 16 anos na iProcess, atua profissionalmente em consultorias na gestão de processos, implantando processos de negócio nas áreas de varejo, crédito financeiro, logística, gestão de documentos entre outros.

Porque a iProcess é a melhor escolha:

  • A iProcess Education é a unidade de formação em BPM da iProcess, uma consultoria de processos referência no Brasil com mais de 18 anos de experiência em projetos de automatização de processos.
  • Este curso traz para o tema uma visão holística que une a eficácia da transformação dos processos de negócio (BPM) com a eficiência alcançada através do uso de trabalhadores digitais (RPA).
  • Nossos instrutores atuam no dia-a-dia de projetos, o que possibilita uma rica experiência de troca de ideias e apresentação de casos reais relacionados ao conteúdo apresentado.
  • A iProcess é uma das consultorias de processos mais premiadas no Brasil, com duas medalhas de ouro e uma de prata na principal premiação internacional de casos de excelência em aplicação de BPM (WARIA Workfow/BPM Awards).

Lembre-se que se a sua empresa hoje não está pensando na adoção desta tecnologia, ela possivelmente esteja atrasada em relação aos seus concorrentes. E que, se você não está avaliando a adoção de um trabalhador digital agora, logo em seguida você precisará avaliar.

Então não perca essa oportunidade e garanta logo sua vaga!

Webinar: Como as Capacidades Robóticas irão impactar o seu trabalho nos próximos anos

O tema da Robotização tem gerado um interesse intenso das organizações nos últimos meses. Com a promessa de ser uma solução efetiva na busca pela eficiência, o uso da capacidades robóticas também podem ser uma iniciativa inteligente e rápida para a implementação de projetos de transformação digital.

Segundo um  estudo da McKinsey, cerca de 30% das tarefas executadas hoje por pessoas podem ser reproduzidas por robôs! O elevado número de tarefas repetitivas com alto potencial de automação traz para as organizações uma oportunidade única de implementar iniciativas com elevado retorno de investimento e aumento de eficiência em suas operações.

Para explorar estas e outras questões e conhecer as tecnologias e práticas que já existem na adoção do trabalhador digital, confira nosso primeiro webinar sobre Robotização!

Se você quer saber mais sobre o assunto, não deixe de baixar o nosso e-book sobre RPA e conhecer o nosso novo treinamento “Do Planejamento à Implantação: Como Implantar uma Força de Trabalho Digital”.

E, em breve, inscreva-se no nosso Roadshow sobre Capacidades Robóticas que acontecerá em diversas cidades da região sul e sudeste.

 

5 Razões para adotar Robotic Process Automation (RPA)

No artigo anterior, falamos sobre Robotic Process Automation (RPA) – como ele representa o próximo salto de agilidade em processos e os principais motivos para adotar RPA.

Neste artigo, vamos explorar cada uma dessas razões e debater como elas se convertem em ganhos reais e retorno sobre o investimento na aplicação desta tecnologia.

1. Mais rápido e barato de implementar

Uma das atividades mais comuns no dia a dia das organizações é transferir ou validar informações entre diferentes sistemas que não estão integrados.
Por exemplo:
  • Coletar os dados recebidos de um formulário de contato no site e adicioná-los ao CRM da empresa, para que então se inicie o processo de relacionamento com o cliente.
  • Reunir informações de vendas e encaminhar para o sistema financeiro, para a emissão da nota fiscal de serviço.
  • Digitar informações de cobrança para gerar boletos, copiando as informações do sistema financeiro.
  • Validar uma informação cadastral em um serviço externo, como verificar de placas de veículos no DETRAN, conferir um CEP no sistema dos Correios ou verificar no PROCON de cada estado – de acordo com o código DDD do telefone do cliente – se ele bloqueou seu número para receber chamadas de telemarketing.

A solução técnica seria implementar um serviço de integração, que envolve: definir as regras de negócio, identificar as tabelas e os campos de origem e destino de cada sistema, implementar eventuais transformações/formatações de dados, desenvolver o código do serviço e realizar os testes. 

Entretanto, é comum este tipo de projeto se apresentar bastante complexo, demorado e de custo elevado, e em alguns casos é de difícil viabilidade tecnológica.

Enquanto a solução técnica ideal não vem, estas tarefas são feitas manualmente e muitas vezes resumem-se em copiar-e-colar informações da tela de um sistema para a tela de outra aplicação.

Com RPA, o robô é treinado para realizar o trabalho repetitivo exatamente como uma pessoa faria, usando as mesmas telas que a pessoa usaria. A programação do robô é mais simples e se baseia em mapear os passos e definir as regras que ele deve seguir.

 

Um robô RPA tem a capacidade de executar ações de controle de teclado, mouse e memória em telas de aplicações legadas, sistema operacional, sistemas na web, planilhas e documentos eletrônicos, e-mails, e todo tipo de interface estruturada, como se fosse um usuário. Além disso, a programação de seu script é muito mais simples que o desenvolvimento tradicional de sistemas.

 

 

 

2. Redução do tempo de ciclo das atividades

Uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.

Por exemplo: considere um uma atividade rotineira em que uma assistente comercial recebe por e-mail os dados recebidos de um formulário de contato no site da empresa e precisa cadastrar o contato como lead comercial nos sistemas da empresa. Ela realiza as seguintes ações:

  1. Acessa o CRM da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra manualmente, copiando os dados do e-mail e colando nos respectivos campos de cadastro CRM da empresa.
  2. De acordo com a localização do cliente, atribui um responsável comercial
  3. Acessa a plataforma de comunicação da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra o contato com e-mail e telefone.
  4. Verifica se o contato marcou que quer receber informações por e-mail e o adiciona às listas de interesse informadas no formulário do site.
  5. Verifica o DDD, identifica o estado e acessa o site do PROCON para pesquisar o número de telefone informado e verificar se o cliente está bloqueado para receber chamadas de ofertas de produtos e serviços. Se estiver bloqueado, sinaliza no cadastro para não adicioná-lo nas listas de chamadas de telemarketing da empresa.
  6. Envia um e-mail para o responsável comercial informando sobre o interesse do cliente.

Este processo manual consome em torno de 5 minutos de uma assistente na empresa quando o contato já existe no CRM, e cerca de 15 minutos quando é preciso cadastrar o novo contato. Além disso, o trabalho pode ser interrompido por uma ligação, um chamado no sistema de chat interno ou outra pausa realizada pela pessoa.

Se implementada em um RPA, esta tarefa já gera economia de tempo pois não será suscetível às interrupções, além da passagem de informações ser muito mais ágil, já que não há o esforço de digitação e movimentação do mouse. O robô ainda precisará esperar que as páginas dos sites carreguem e que o processamento de cadastro dê retorno, mas as operações são realizadas com uma agilidade muito maior.

De acordo com um estudo realizado pela Accenture, a aplicação de RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela organização na realização de atividades que antes eram executadas manualmente.

Além disso, o robô pode executar estas tarefas operacionais sem interrupção enquanto houver trabalho para ser feito, trabalhando 24 horas por dia todos os dias da semana.

Ao reduzir o tempo gasto pelas pessoas em tarefas manuais e mundanas, o time passa a dedicar toda a sua atenção nas atividades em que realmente podem aplicar seu conhecimento e talento.

3. Escalabilidade

Em processos realizados manualmente, a única forma de ganho de escalabilidade em caso de aumento de demanda é contratar mais recursos humanos, treiná-los e adicioná-los à força de trabalho da empresa – sejam profissionais terceiros ou internos.

Quando adotamos a automatização das tarefas manuais, torna-se fácil ajustar o número de robôs que executam o trabalho para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a necessidade da demanda.

Além disso, um robô executor de tarefas pode executar múltiplas tarefas em sequência. Assim, quando não houver mais trabalho de um determinado tipo para realizar, ele pode assumir outro papel, realizando um trabalho totalmente diferente.

Esta escalabilidade é possível com a adoção de Bot Farms, ou fazendas de robôs, onde diversos robôs são alocados para executar as atividades manuais, com um controle de fila de trabalho centralizada.

A escalabilidade de bots traz outra vantagem interessante na adoção de RPA: ela possibilita que os investimentos na automatização de tarefas seja gradual e planejada, ou seja, a organização pode ir aumentando seus investimentos nesta tecnologia de forma gradual à medida que a demanda por automatização cresce entre as atividades da empresa.

4. Padronização, Rastreabilidade e Compliance

Os robôs baseados na tecnologia de RPA baseiam todo o seu trabalho na execução de scripts que determinam a ordem e os passos a serem realizados. Isto garante que qualquer robô executor realizará o trabalho seguindo rigidamente os padrões, normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas.

Todos os passos realizados pelo robô são registrados em um log de sistema que permite uma rastreabilidade completa de cada ação realizada.

Além disso, é possível atribuir ao robô controles para gerar evidências dos passos realizados, o que poderá ser verificado em uma eventual auditoria. Por exemplo: o robô pode ser configurado para que faça o print de uma tela de cadastro com todos os dados registrados antes e após o salvamento, salvando em arquivo com data e hora da geração do registro e gravando em uma pasta com escrita controlada.

Com isso, a organização pode contar com uma garantia maior de compliance em seu negócio.

5. Redução de erros

Atividades em que grande parte do trabalho baseiam-se em digitação manual de informações e ações de copiar-e-colar entre campos de telas de sistemas apresentam grande risco de erros cometidos por erros de digitação ou movimentação de informações nos campos errados.

Algumas situações típicas que apresentam risco de erros nas atividades manuais:

  • Juntar informações de campos diferentes, como primeiro nome, nome do meio e sobrenome e copiar-e-colar para um campo único de nome em um outro sistema pode apresentar problemas como faltar espaços entre os nomes deixando-os colados ou copiar em ordem errada.
  • Valores que precisam ser digitados manualmente de um sistema para outro porque o formato de dados é diferente podem falhar na digitação de algum dígito, podendo levar a grandes diferenças de valores
  • A transformação de um valor de uma moeda em outra (ex: de dólar para real) pode ser adicionada de forma errada devido ao formato ou falha em algum dígito durante o cálculo.

Pense neste cenário simples: ao cadastrar uma geladeira de luxo no site de e-commerce, o usuário falhou ao digitar e colocou um zero a menos no preço, fazendo  que o produto que deveria custar R$ 3.700,00 fosse vendido por R$ 370,00!! Um pequeno erro de digitação que pode representar um seríssimo risco ao negócio!

A automatização de tarefas faz toda a transferência e transformação dos dados em memória no próprio computador, garantindo que – se a fórmula ou regra estiver bem definida no script, as chances de erros sejam virtualmente eliminadas na execução destas atividades.

E muito mais…

Existem diversos outros ganhos que sua organização pode obter na adoção de RPA:

  • Foco do time na experiência do cliente
  • Rápido retorno do investimento
  • Compartilhamento do recurso por múltiplas equipes
  • Melhoria do desempenho dos processos de negócio através de ganhos de agilidade em tarefas manuais
  • Aumento da capacidade de fazer negócios

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Robotic Process Automation (RPA) – o próximo salto de agilidade em processos

RPA (Robotic Process Automation) é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza partes ou atividades inteiras de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com as interfaces de usuários já existentes nas diversas aplicações utilizadas pelos profissionais da organização. Em outras palavras, o robô faz aquela parte do trabalho maçante do escritório, atualizando planilhas, fazendo cálculos, checando emails, cadastrando coisas.

Baseado na ilustração de Ken Barr para a capa do livro "Star Wars Question and Answer Book about Computers" (1983)Se você leu isso e ficou imaginando o C-3PO (Star Wars), o Sonny (Eu, Robô) ou o Bender (Futurama) em frente a uma mesa de escritório pilotando um laptop e realizando o trabalho diário por você… bem, talvez o que você tem em mente não seja exatamente como é um robô RPA, mas pode ajudar a entender como ele trabalha.

O RPA não é um robô físico, mas um software capaz de executar, de forma automatizada e utilizando recursos cognitivos, os passos de uma tarefa que uma pessoa normalmente faria. Se todos os recursos necessários para realizar o trabalho (como os dados de entrada e as aplicações a serem acessadas) estão em formato digital, o RPA deve ser capaz de realizar a tarefa.

Definindo RPA

O RPA (Robotic Process Automation) consiste em uma aplicação de software que replica as ações de humanos na interação com a interface de usuário de um sistema de computador. Este robô de software opera usando a interface de usuário (UI) da mesma forma que uma pessoa faria, sendo esta a principal distinção das formas tradicionais de integração com sistemas que historicamente são realizadas através de APIs (Application Programming Interfaces).

Por exemplo:

  • Semanalmente a equipe de compras reúne informações de novos fornecedores em uma planilha e envia para uma pessoa que faz login no ERP da empresa e verifica, para cada linha da planilha, se o fornecedor já está cadastrado ou se falta cadastrar no sistema. Para os fornecedores ainda não cadastrados, esta pessoa faz o cadastro e envia um e-mail ao contato no fornecedor solicitando que envie a documentação mínima para efetivar o cadastro.
  • Em uma instituição financeira, toda vez que uma nova análise de solicitação de empréstimo precisa ser realizada, uma pessoa acessa diversos sistemas como cadastro de clientes, Serasa, SPC, bureau de informações entre outros, pesquisando pelo CPF dos tomadores de crédito e seus associados para avaliar sua capacidade financeira. As informações são reunidas em um documento baseado em um template predefinido, que é transformado em PDF e então enviado para um Analista de Crédito para avaliar se vale a pena ou não liberar o empréstimo.

Com RPA, é possível automatizar atividades operacionais e manuais do tipo “monkey business” como as descritas acima, que não agregam valor ao negócio mas que são necessárias à rotina da organização, tornando esse processo muito mais ágil e liberando os profissionais envolvidos nestes processos para focarem em atividades de alto valor como avaliações e tomadas de decisão.

Para realizar o trabalho, o robô é “treinado” para repetir as mesmas ações de uma pessoa para realizar o trabalho, como monitorar emails, extrair anexos, classificar e colocar os anexos em pastas, comparar o conteúdo de documentos, realizar login em sistemas, cadastrar ou consultar informações, analisar e buscar padrões em imagens, reunir dados de diferentes fontes para gerar uma planilha ou relatório entre outras tarefas manuais. As soluções mais avançadas possuem ainda habilidades cognitivas que possibilitam o aprendizado contínuo, adaptabilidade a mudanças e inteligência artificial.

A partir deste “treinamento”, o robô passa a fazer trabalho sozinho a partir de algum gatilho (por exemplo um e-mail que chegou ou um determinado horário do dia), interagindo com as aplicações do computador no lugar de uma pessoa. Para quem olha o computador em utilização pelo robô, poderá parecer estranho ver o mouse na tela se mexendo sozinho, janelas se abrindo e coisas sendo digitadas – mas é exatamente assim que acontece! O robô de software passa a assumir o controle do computador, com cada passo seu sendo rastreado pelo sistema – o que possibilita auditorias ou revisões das ações realizadas.

 

Principais benefícios

Entre os principais benefícios na adoção de RPA, são apontados:

  • Mais rápido e barato de implementar em relação a um projeto típico de desenvolvimento e integração de sistemas, pois não requer alteração das aplicações existentes
  • Redução do tempo de ciclo das atividades: uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.
  • Escalabilidade: é possível ajustar o número de robôs executando a tarefa para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a demanda.
  • Padronização: os robôs executam as tarefas seguindo rigidamente os padrões definidos para a realização do trabalho.
  • Redução de erros: devido aos padrões e regras definidas, o risco de erros é virtualmente eliminado.

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