Com o crescimento da tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) nas empresas é natural que surjam dúvidas e questionamentos a respeito. Muitos profissionais podem ser apresentados à automação de maneira não instrutiva, o que pode prejudicar sua jornada e interesse na ferramenta. 

Com isso em mente, trataremos nesse artigo sobre um mito que é recorrente e que pode influenciar bastante na decisão das empresas sobre explorar essa nova tecnologia.

“RPA é caro e sem retorno financeiro”

Falar sobre custos independente de qualquer situação é muito delicado, porque sempre envolve diversas variáveis e fatores como “Oferta” e “Demanda”, mas tentaremos esclarecer da melhor forma possível como a tecnologia RPA possibilita o tão requisitado retorno financeiro.

A ideia de que a tecnologia é cara surge em diversos momentos. Na maior parte das vezes, essa percepção surge na etapa de avaliação dos custos de aquisição da plataforma e na quantidade de licenças necessárias para viabilizar a execução de alguns processos. 

Para entendermos que tanto o custo quanto o investimento na aquisição da plataforma traz retorno para as empresas, é necessário entendermos o motivo pelo qual as empresas desejam a automação com RPA.

Muitas empresas possuem a ideia equivocada de que qualquer processo automatizado com RPA trará retorno financeiro, independente de tempo, volumetria ou complexidade. Contudo, o custo de aquisição da plataforma pode sair mais caro do que o ROI (Return of Investiment) desejado em alguns casos.

Que tal avaliarmos um processo para entendermos melhor?

Vamos imaginar um processo mensal com muitas regras de negócio, onde o responsável precisa acessar uma variedade de sistemas, portais, analisar diversas informações e que, em média, leva 3 horas para finalizar a atividade.

O tempo gasto para realizar esse processo, no decorrer de um ano, seria de 36 horas.

Se levarmos em consideração o custo de aquisição da plataforma, das licenças e o tempo de desenvolvimento para automatizar a atividade, o retorno financeiro pode não ocorrer. Abaixo, podemos ver alguns exemplos desse motivo:

• Uma licença padrão permite 24 horas de execução do robô autônomo (todos os dias de segunda a segunda), totalizando 730 horas de utilização mensal ou 8760 horas anuais. Ou seja, o custo financeiro de manter a licença do robô para executar apenas um processo, seria maior do que o custo para manter a execução manual.
• Dependendo da quantidade de campos, regras de negócio, sistemas e portais utilizados a complexidade de treinar o robô para executar o processo aumenta, o que eleva o custo do projeto. Em determinados cenários, o custo para o desenvolvimento da automação se torna maior que o custo da atividade sendo realizada manualmente.
• Se o processo executa ações em sites externos que sofrem mudanças com bastante frequência, haverá ciclos de paradas constantes e grande necessidade de ajustes, aumentando o custo de manutenção do processo.

Por isso é importante entender que existem processos que podem ser automatizados (são tecnicamente viáveis), mas que o retorno financeiro pode não ocorrer. 

O lado positivo é que o mesmo processo exemplificado acima poderia ter outros ganhos caso automatizado e que esses ganhos poderiam justificar o investimento. Abaixo, podemos ver alguns exemplos desses ganhos:

• Redução do risco operacional.
• Minimização de perdas.
• Redução de erros na validação e entrada de dados.

Também existem empresas que conhecem a tecnologia RPA e que buscam através da automação a redução de trabalho humano, além da qualidade e velocidade na execução dos processos. Se quiser explorar outros tipos de retorno além do financeiro, confira o artigo sobre como identificar ganhos além do ROI e FTE que acompanham a automação.

Isso ocorre porque a maioria dos processos com potencial de robotização possuem um alto volume e uma frequência elevada de repetição, o que exige que as empresas tenham diversos funcionários para realizar essas atividades e com isso um elevado custo para sustentar a operação.

Nestes casos existe um forte potencial de retorno de financeiro quando esses processos são executados via tecnologia RPA, e isso é devido ao fato que, após serem automatizados, normalmente as atividades são feitas 5 a 6 vezes mais rápidas, com mais assertividade e segurança para a organização.

Vamos fazer um breve cálculo:

Uma equipe de 2 funcionários precisa inserir as informações de 6 mil notas fiscais de serviço em uma planilha.

Para facilitar a conta, vamos arredondar e dizer que cada funcionário demora 5 minutos para tratar cada nota fiscal:

Se cada um dos funcionários ficar responsável por tratar 3 mil notas fiscais de serviço por mês e realizarem o trabalho em paralelo, vão demorar 250 horas para completar a atividade.

Se levarmos em consideração que os funcionários em média trabalham 8 horas por dia, somente de segunda a sexta, seriam necessários 31 dias úteis para completar a atividade.

Também vale lembrar que quando uma pessoa está realizando a mesma atividade pela milésima vez, ou muito menos que isso, o tempo de ação muda. Uma pessoa pode demorar de 1 ou 5 minutos para fazer a mesma atividade e esse tempo é volátil puramente por razões humanas. 

Precisamos respirar, conversar, tomar um café, escutar uma música, descansar. Em outras situações, corrigir erros, relembrar regras de negócio, fazer cálculos monetários. Diversas situações que podem custar caro para a organização quando um erro é cometido.

Agora, vamos seguir o mesmo exemplo com o processo já automatizado com a tecnologia RPA:

• Como informado anteriormente, o robô em média trabalha de 5 a 6 vezes mais rápido que um ser humano. Levando isso em consideração, a média de tempo para o tratamento de cada nota fiscal seria de 1 minuto. Com isso teremos um total de 100 horas para finalizar o processo.
• Vale lembrar que o robô pode trabalhar 24 horas por dia, de segunda a segunda e sem descanso, então em 4 dias de trabalho o processo estaria concluído. 

Nesse exemplo, já conseguimos identificar diversos fatores que mostram os retornos que a tecnologia RPA trás, tanto em volumetria quanto em velocidade. 

Os profissionais que anteriormente ficavam alocados realizando o processo podem seguir realizando outras atividades que agregam mais valor ao negócio, como também, capturar novas oportunidades de automação.

Então, onde está o retorno financeiro? 

Esse ganho vem acompanhado a cada novo processo automatizado, pois o tempo excedente da licença do robô, poderá ser utilizado para ocupar novas atividades que surgirem. Ou seja, o custo de aquisição e implantação da plataforma se paga a partir dos processos que são automatizados.

Em cenários onde os processos precisam ser feitos com velocidade pois possuem um SLA (Service Level Agreement) elevado, o tempo de resposta do robô é instantâneo, gerando economia à companhia nos casos onde o “estouro de prazo” é algo recorrente.

Nos casos onde a demanda do processo aumente, o robô estará disponível para realizar a nova volumetria, com assertividade, velocidade, rastreabilidade gerando mais resultado e segurança para a empresa. 

Ou seja, existem diversos tipos de retorno sobre o investimento e eles podem aparecer de muitas maneiras dentro da organização a partir da automação dos processos. 

Para entendermos melhor como funciona o cálculo de retorno de investimento dos processos, confira o artigo incrível sobre ROI e payback em projetos de RPA.

Conclusão

A tecnologia RPA surgiu para amenizar o esforço de trabalho humano, permitindo que foquem seu conhecimento, talento e experiência em atividades que agregam valor ao negócio. E não se limita a atividades altamente repetitivas, mesmo que essas normalmente apresentem maior taxa de retorno financeiro.

Ter seu primeiro processo automatizado reflete muito na mentalidade de quem está embarcando nesta tecnologia, de forma positiva ou negativa. Se esta é a sua situação, confira este artigo sobre priorização de oportunidades de robotização com RPA.

O que ditará se o retorno financeiro existirá com a automação de um processo é a escolha do processo que será automatizado, seu esforço, volumetria, escalabilidade. Então, antes de escolher o processo a ser automatizado, é importante entender quais resultados e retornos são esperados com cada automação.