Webinar: O que é um CoE RPA e porque muito em breve você vai precisar de um

Neste webinar apresentado por Eduardo Britto – diretor da iProcess, conversamos sobre o tema “O que é um CoE RPA e porque muito em breve você vai precisar de um.

Demonstramos porque o crescimento da força de trabalho digital traz a necessidade de definições claras de governança e quais os principais processos e padrões que a sua empresa precisa estabelecer para viabilizar o crescimento das suas iniciativas de robotização.

Aproveite aqui o vídeo gravado do webinar e também deixe abaixo nos comentários suas dúvidas e conclusões sobre o tema.

E não esqueça, em nosso canal do YouTube começamos uma série de vídeos sobre RPA. Depois de assistir o webinar vai lá e confere!  YouTube iProcess

Modelando a Arquitetura de Processos da Organização

Para muitas organizações, um passo fundamental para estabelecer seu conhecimento sobre o negócio é a modelagem dos processos de ponta a ponta. Mas sem uma estruturação deste modelo o resultado desta atividade dificilmente será aplicável pela organização.

Um caso emblemático que aconteceu há alguns bons anos atrás, foi quando recebemos um processo modelado por um profissional externo contratado pelo cliente que chegou às nossas mãos para que propuséssemos uma solução de automatização com um BPMS. Nada fora do comum, exceto que o diagrama em questão, modelado em BPMN, possuía em torno de 60 raias, mais de 750 tarefas operacionais, e estimamos que em torno de uns 10km de setas conectando os elementos entre eventos, atividades e gateways. O fluxo era o produto de um ano e meio de levantamento de informações do profissional cuja intenção era representar no diagrama todo o trabalho realizado pela organização.

Não é preciso dizer que o desenho de processo criado foi pouco proveitoso, pois para entender uma parte qualquer da atividade do negócio era necessário percorrer as linhas com os dedos e dar sorte de chegar até ela seguindo os gateways corretos – quase como um labirinto.

O que faltou?
Faltou abstrair a visão do negócio através de uma uma Arquitetura de Processos.

Entendendo a Arquitetura de Processos

O conceito de arquitetura e o valor que ela proporciona ao negócio são muitas vezes mal compreendidos. Por exemplo, no que diz respeito a casas e outros tipos de edifícios, a arquitetura é usada para identificar e definir, em vários níveis de detalhe, os componentes de fundação, estrutura, cobertura, encanamento, elétrico e interior e como eles são montados. Da mesma forma, com relação aos negócios (e no contexto do Business Process Management), a arquitetura é usada para identificar e definir os componentes que compõem os negócios e os relacionamentos entre esses componentes, ou seja, produtos e serviços, recursos, processos e procedimentos, clientes, organizações, funções, produtos de trabalho, locais, eventos, regras de negócios, sistemas de informações, metas, indicadores de desempenho e assim por diante. [ABPMP BPM CBOK 3.0, Cap 2. Design de Processos]

Então, na modelagem de processos, a arquitetura é um arranjo dos modelos de processos em uma estrutura que descreva todo o negócio através das suas partes componentes. Ela pode ser criada atendendo estruturas (framworks) já bastante conhecidos, para reduzir a ambiguidade do conhecimento sobre o negócio, como por exemplo o The Zachman FrameworkTM, The Open Group Architecture Framework (TOGAF), Department of Defense Architecture Framework (DoDAF) ou modelos de referência.

Uma Arquitetura de Processos Corporativa possibilita:

  • visualizar a integração dos processos em nível estratégico/corporativo com a possibilidade de dar um “zoom in” sobre uma atividade de negócio específica para compreender como ela acontece na organização (processos de trabalho e processos operacionais)
  • compreender as dependências existentes entre processos e mapear os impactos de uma mudança em todos os componentes que afetam a execução dos processos de negócio e a entrega de valor ao cliente.
  • identificar e corrigir problemas ocasionados por mudanças não planejadas, que afetam o desempenho do processo e as metas de entrega de produtos e serviços.
  • avaliar que processos e componentes já existem e que podem ser aproveitados ou devem ser redesenhados para gerar a oferta de um novo produto ou serviço.
  • definir indicadores de gerenciamento em níveis de abstração diferentes, podendo medir da efetividade do negócio (ou “estamos fazendo as coisas certas”) em um nível mais estratégico, até a sua eficiência (ou “estamos fazendo certo as coisas”), obtido da visão de processos em nível funcional ou operacional.

Entre outras aplicações importantes para uma organização que está desenvolvendo sua maturidade em processos de negócio.

Exemplo de desdobramento da Cadeia de Valor em uma Arquitetura de Processos, do nível estratégico ao nível tático (exemplo aplicado no curso de Modelagem de Processos de Negócio da iProcess Education).

Estruturando a Arquitetura de Processos da Organização

Não há um modelo de referência específico que sirva para qualquer organização ou número de níveis recomendados na criação de uma Arquitetura de Processos. Na verdade, a arquitetura trata muito menos de “quantos níveis de detalhe” devem haver e sim foca no que cada nível deve representar.

Organizar a arquitetura de processos em níveis de abstração possibilita que a organização identifique oportunidades para melhoria através do desdobramento em níveis incrementais de detalhamento, enquanto compreende como a cada atividade da operação realizada se encaixa no negócio ao elevar gradativamente o nível de abstração.

Assim, vamos explorar os diferentes tipos de visões que podem ser interessantes de serem organizados na arquitetura. Cada uma das visões a seguir representa um determinado nível de abstração sobre o negócio da organização.

Visão Estratégica (ou Visão Corporativa) | Atividade do Negócio

Apresenta os macro-processos em uma visão que permite compreender em um olhar de alto nível sobre tudo o que é feito na organização e como as principais atividades de negócio estão integradas.

A representação visual da visão estratégica comumente segue algum modelo de classificação de processos como:

  • Process Classification Framework (AQPC PCF®)
    Classifica os processos em duas categorias:
    » Processos Operacionais
    » Processos Gerenciais e de Suporte.
  • Value-Added Chain (VAC) de Michael Porter
    A Cadeia de Valor Agregado, proposta por Michael Porter, classifica os processos originalmente em 2 categorias:
    » Processos Primários (ou Finalísticos)
    » Processos de Apoio (ou Secundários ou de Suporte)
    Versões mais modernas da cadeia de valor propõem uma terceira classe de processos para visualizar os Processos de Gerenciamento.
  • Value Reference Model Framework (Value Chain VRM)
    Apresenta um framework inspirado na Cadeia de Valor de Porter porém em um desdobramento que pode chegar a cinco níveis. No nível 1 (estratégico) as atividades são classificadas entre:
    » Planejamento
    » Governança
    » Execução.

Todos estes modelos têm uma coisa em comum – buscam representar no seu nível mais elevado de abstração uma visão na qual a organização possa identificar sob qual macro-atividade um processo, atividade de trabalho ou tarefa operacional é realizada, à medida que desdobramos cada macro-processo nos níveis a seguir.

Nas organizações brasileiras, tem sido mais comum ver o mapeamento de nível estratégico implementado no modelo de Cadeia de Valor Agregado e o Process Classification Framework da AQPC.

Em termos de notação gráfica, é comum ver este nível representado graficamente por Diagrama VAC (Cadeia de Valor Agregado) ou fluxograma.

Visão Gerencial | Processos de Negócio

A visão gerencial é estabelecida pelo mapeamento do fluxo do Processo de Negócio  olhando e compreendendo uma determinada atividade do negócio de ponta a ponta.

Cada macro-atividade do nível estratégico é mapeado visualizando suas principais etapas, que podem muito bem se desdobrar em outros Processos de Negócio ou em Processos de Trabalho (workflow). Isto dependerá da complexidade do negócio representado. Enquanto alguns processos de negócio podem ser facilmente descritos numa combinação de uns poucos fluxos de trabalho, outros são muito mais complexos e envolvem a combinação de processos.

Nesta visão, ainda é mais importante entender quais as atividades de negócio são realizadas e como estão interligadas, do que propriamente quem é responsável pela sua execução.

Em termos de notação gráfica, as organizações variam na adoção entre Diagrama VAC (Cadeia de Valor Agregado), Diagrama EPC, fluxograma ou Diagrama BPMN de Orquestração de Processo.

Visão Tática | Processos de Trabalho

A Visão Tática em uma arquitetura de processos busca representar o detalhamento do Processo de Trabalho (fluxo de trabalho, ou workflow), que em geral é uma atividade de um Processo de Negócio modelado no nível da visão gerencial.

Neste nível, a modelagem do processo geralmente explicita o quê é o trabalho realizado para cumprir aquela etapa do processo de negócio: quais são as atividades, quem são seus responsáveis, como é a sua ordem de precedência, que diferentes sequências de atividades podem existir de acordo com alguma condição do negócio, em um modelo que representa a lógica sequencial do trabalho realizado.

Um fluxo de trabalho modelado na visão tática também pode ser detalhado em subprocessos para abstrair pontos de complexidade, ou quando o processo é longo e complexo.

As notações de modelagem de processos mais utilizadas para representar graficamente um fluxo de processo de trabalho é o BPMN, o fluxograma e o EPC.
O BPMN tem se mostrado a notação mais adotada pelo benefício de possibilitar que um fluxo de trabalho mapeado pelo negócio possa, com poucas adaptações, ser automatizado em uma plataforma BPMS.

Visão Operacional  | Processos/Procedimentos Operacionais

Dependendo da necessidade de formalização e detalhamento da execução de uma ou mais atividades de um processo de trabalho, é possível que algumas organizações cheguem ao detalhamento da visão operacional.

Neste nível, uma atividade de um processo de trabalho é detalhada de forma a explicitar como o trabalho é feito: quais ferramentas são usadas, qual o passo a passo realizado para executar a operação, quais as práticas adotadas pelo profissional que executa a tarefa, quais os prazos e custos estimados e realizados.

A visão operacional também pode ser representada graficamente através de diagramas em BPMN ou fluxograma mas é mais comum que sejam formalizados como documentação complementar – por exemplo através de POP (Procedimentos Operacionais Padrão).

A visão operacional tem sido uma das fontes de identificação de oportunidades de automatização através da robotização de tarefas (Robotic Process Automation – RPA).

Até que nível de representação da Arquitetura de Processos eu devo ir?

A grande questão em torno da Arquitetura de Processos é o entendimento equivocado de que ela só estará completa quando todas as atividades, tarefas e processos estiverem mapeadas e detalhadas nos diversos níveis listados acima.

Este é um trabalho árduo, que consome muito tempo da organização e que dificilmente traz resultados satisfatórios.

Enquanto o modelo representado na Visão Estratégica (Corporativa) e Gerencial (Processos de Negócio) tendem a ser estáveis por algum tempo na vida a organização, o Nível Tático (Processo de Trabalho) pode sofrer revisões com maior frequência, e as definições em Nível Operacional ocorrem muitas vezes organicamente, no dia a dia da organização, às vezes sem mesmo chegar ao conhecimento da liderança executiva.

As mudanças no nível estratégico ou gerencial acontecem com menos frequência pois ocorrem em situações como quando a organização passa a oferecer um novo produto/serviço ou realiza uma mudança em nível estrutural (como uma fusão, venda de parte do negócio ou aquisição do negócio de uma outra empresa).

Já as mudanças no Nível Tático acontecem em virtude das ações estratégias adotadas pela organização ou necessidades provenientes de urgências operacionais (por exemplo: a mudança de uma legislação que necessita que o fluxo de trabalho realizado seja readequado para atender aos requisitos da lei).

E no Nível Operacional, as alterações são ainda mais frequentes, pois ele reflete as adaptações da operação à constante busca por um pouco mais de ganho de eficiência operacional – por exemplo: a troca de ordem na sequência de passos, paralelismo de ações ou a substituição de um formulário de papel por um formulário eletrônico já impactam as definições de um processo operacional.

Portanto, há ganhos muito mais significativos para a organização em conhecer e estruturar os níveis Estratégico e Gerencial, podendo em alguns casos avaliar a necessidade do detalhamento do nível Tático e em casos muito específicos (como a necessidade de material que viabilize treinamento de uma equipe com alta rotatividade ou por regulações como as requeridas nos negócios relacionados a saúde e segurança) o detalhamento de atividades específicas no nível operacional.

Assim, nossa recomendação é:

  • Elabore e mantenha a arquitetura da Visão Estratégica e Gerencial (Processos de Negócio) para consolidar o entendimento do negócio realizado pela organização e guiar projetos de transformação de processos.
  • Priorize quais Processos de Negócio valem a pena serem detalhados em Fluxos de Trabalho para o Nível Tático, considerando os mais relevantes para análise, redesenho e transformação.
  • Seja bastante criterioso sobre a real necessidade de detalhar o nível operacional, selecionando as atividades na qual esse detalhamento seja de fato necessário, e neste caso defina responsabilidades para mantê-lo atualizado.

Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 2

Além de nossos artigos postados aqui no Blog da iProcess também continuamos com a nossa nova série de vídeos no Canal do YouTube.

No vídeo anterior – Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 1, vimos:

  • Quais são as principais diferenças em tarefas realizadas por robôs e pessoas;
  • Quais exceções precisam ser tratadas;
  • As possíveis oportunidades de erros na automação;
  • Super robôs;
  • Método ágil na implementação de novos robôs;
  • O processo perfeito x A primeira versão.

E agora nesta continuação vamos falar sobre 4 características importantes que temos que levar em consideração quando projetamos a automação de uma nova tarefa.

Aproveite o vídeo abaixo e deixe suas dúvidas nos comentários.

Qual a diferença entre macros e robôs na automatização de tarefas?

Em artigos como Robotic Process Automation (RPA) – o próximo salto de agilidade em processos e 5 Razões para adotar Robotic Process Automation, exploramos os benefícios da automatização de tarefas com esta tecnologia que utiliza a interface de usuário como canal de interação com os sistemas, realizando operações para produzir o resultado de uma atividade necessária ao negócio.


A robotização do processamento de tarefas pode trazer sensíveis ganhos de agilidade, aceleração do trabalho e redução de erros na realização de buscas, atualizações e consolidações de informações em sistemas sem a necessidade de alterar funcionalidades das aplicações envolvidas – simplesmente através da operação de controles sobre memória, tela, mouse e teclado.

Apesar do hype ter crescido muito em torno do tema RPA nos últimos anos, para algumas pessoas isso pode não parecer grande novidade. Afinal, macros de excel e scripts automatizados já eram usados há muito tempo para realizar este tipo de operação.

Afinal: O que há de novo na robotização em relação às macros e aos scripts?

Macros são funcionalidades de programação simplificada disponibilizadas por uma aplicação, como uma planilha eletrônica ou um ERP. As macros permitem programar sequências de ações que apoiam na execução de passos de uma tarefa específica, o que ajuda a simplificar o processamento de tarefas repetitivas. Em geral, as macros possuem uma linguagem proprietária da própria ferramenta e suas capacidades de interação estão limitadas a executar sequências de operações na própria ferramenta ou nas ferramentas que compõem uma suíte.

Para que a tarefa seja executada, a macro precisa ser acionada pelo usuário a cada vez que precisar ser executada, portanto não poderíamos considerar que é uma execução robotizada.

De forma semelhante, os scritps são sequências de código em uma linguagem programável que pode acionar um conjunto de ações. São diferentes das tradicionais linguagens de programação, porque são interpretadas, e não compiladas em um executável (o executável é a linguagem de script transformada em linguagem baixo nível de computador).

Javascript por exemplo permite realizar diversas operações sobre elementos de memória e da tela que está no navegador de internet. Pode-se usar o javascript para somar vários campos de uma tela, transformar dados, transportar informações de um campo para outro. Mas sua execução está limitada a operações no navegador.

Outro exemplo são os scripts de banco de dados. É possível com eles definir uma sequencia de ações que adicionem dados em uma tabela, transportem dados de uma para outra, façam cálculos, etc. Mas sua execução está limitada a operações no banco de dados.

Controlar abertura de planilhas eletrônicas, correio eletrônico, encontrar dados em documentos ou editores de imagens para completar outras etapas da tarefa acaba necessitando a combinação e orquestração de tecnologias e tornando a solução muito mais complexa.

As soluções de Robotização (RPA/RDA) funcionam operando virtualmente qualquer aplicação executada no computador. Isto permite realizar ações mais complexas, como ler e-mails, identificar as partes do e-mail que possuem conteúdos relevantes, cadastrar os dados do e-mail em uma aplicação, gerar um documento com uma carta de confirmação de leitura, adicionar uma assinatura, transformá-lo em PDF, registrá-lo em algum site, fazer login em diferentes sites, realizar consultas de dados e atualizar o cadastro – só para citar um exemplo.

A grande vantagem do RPA (Robotic Process Automation) é que ele oferece uma forma melhor de executar as tarefas podendo agir com autonomia, sem a necessidade de ser acionado por uma pessoa. Ele é capaz de operar comandos de teclado e mouse, processar informações na memória e acionar e operar praticamente qualquer aplicativo de um computador – literalmente controlando a estação de trabalho da mesma forma que uma pessoa poderia fazer.

O script criado para o RPA, além de ser mais abrangente, pode ser agendado para ser executado automaticamente por um robô. Uma infraestrutura de RPA permitirá que a organização tenha múltiplos robôs, que podem ser acionados para executar múltiplas tarefas – inclusive paralelizar a execução de uma tarefa com muito volume de dados. E tudo o que eles precisam é ter uma estação de trabalho e uma licença de robô para receber tarefas, processá-las e informá-las ao controlador (a Sala de Controle). O controlador é o elemento da infraestrutura de RPA que determina quais tarefas serão enviadas para quais robôs executarem. Em outras palavras, é o “gerente do time de robôs”, monitorando o trabalho de cada robô e delegando as tarefas.

Com esta infraestrutura, outro aspecto relevante é a governança. O controlador de RPA possibilita monitorar o desempenho dos robôs, balancear a carga de trabalho, gerenciar versões de scripts e auditar o trabalho automatizado.

RPA (Robotic Process Automation) e RDA (Robotic Desktop Automation) são tecnologias que evoluíram juntas. Mas enquanto o RPA envolve uma infraestrutura maior, o RDA tem o escopo de atuação como assistente – ele tem o mesmo poder de execução do trabalho em múltiplas aplicações como o RPA, porém funciona como um assistente do usuário humano para realizar ações repetitivas e em grande volume, trazendo agilidade no processamento de parte do trabalho de uma pessoa. Quem determina quando e como ele executará é o próprio usuário

.

Quando associado a outras tecnologias, como gerenciamento de regras de negócio para tomada de decisões, funcionalidades cognitivas de aprendizagem, interpretação visual (ver e interpretar imagens), inteligência artificial e sintetização de voz, as potencialidades de execução do trabalho se tornam virtualmente infinitas.

Este é o escopo do trabalhador digital. Sua organização está preparada?

Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processos robóticos – Parte 1

A robotização de atividades começa pela identificação dos processos a serem automatizados – tema de nosso vídeo 7 Características Chaves para Processos Candidatos à Robotização.

A partir do momento em que são identificados os processos aptos para a robotização, é muito importante termos clareza sobre o que o robô pode fazer em comparação ao o que uma pessoa faz.

Para quem não está familiarizado com processos de robotização, é muito comum nesta etapa do projeto realizar a simplificação da automatização. Ou seja, achar que o robô fará tudo que uma pessoa faz, de forma muito mais rápida e com menos erros.

Robots Competition With Human

Por isso, é fundamental entendermos quais são as diferenças existentes entre as tarefas feitas por uma pessoa e feita por um robô.

robot and human


Viabilizar a operação do robô poderá envolver adequações no método do trabalho manual, de forma que na modelagem dos processos se faz essencial que as tarefas sejam redesenhadas.

Isso poderá evitar interrupções para solucionar gaps durante a programação do trabalho do robô, e permitirá obter os melhores resultados de agilidade e produtividade.

 

Para entender melhor estes conceitos, acabamos de disponibilizar nosso segundo vídeo desta nova temporada no canal do YouTube, com o tema: Robô não é gente: Diretrizes para modelagem de processo robóticos – Parte 1

Nova temporada no YouTube da iProcess! Vídeos sobre RPA e BPM.

Para ajudar a solucionar a crescente buscada das empresas por mais respostas para os principais desafios sobre gerenciamento de processos, uso de robôs em seus processos de negócios e entender essa cultura de transformação digital, estamos lançando hoje a Nova Temporada de Vídeos do nosso canal do YouTube.

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O nosso objetivo é disseminar o conhecimento sobre o mundo de BPM (Business Process Management) e RPA (Robotic Process Automation) através de vídeos com temas relevantes sobre estas tecnologias.

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E a primeira novidade já está no ar!

Acabamos de disponibilizar o 1º primeiro vídeo desta nova temporada, com o tema: 7 Características Chaves para Processos Candidatos à Robotização.

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