Com o avanço da inteligência artificial, muitas organizações têm buscado automatizar decisões e atividades de negócio. No entanto, um erro comum é tentar implantar IA sem entender claramente como os processos funcionam. Sem processos bem definidos, a IA tende a amplificar problemas existentes em vez de resolvê-los. Falo um pouco mais sobre esse tema neste artigo: https://blog.iprocess.com.br/2024/09/porque-modelar-processos-na-era-da-ia/ 

 Por isso, documentar os processos se torna cada vez mais primordial para as organizações, e coletar, documentar, organizar e manter atualizadas as informações sobre os processos é um grande desafio para organizações e para profissionais de BPM. Em muitas empresas, os processos ainda estão concentrados no conhecimento das pessoas, sem estarem formalizados. Nesse cenário, a modelagem de processos cumpre um papel essencial ao transformar esse conhecimento em algo estruturado e compartilhável. 

Os processos podem ser modelados com diferentes objetivos, como alinhar entendimento (descoberta), analisar o cenário atual (AS IS), propor melhorias (TO BE), viabilizar automação (BPMS, RPA e IA), orientar a execução (manuais) ou atender requisitos de auditoria. 

Por isso, antes de documentar um processo, a primeira pergunta a ser respondida é: qual é o objetivo da modelagem? Essa definição orienta o nível de detalhamento e as informações que devem ser registradas. 

A partir disso, existem diferentes métodos e ferramentas — como SIPOC, 5W2H ou templates próprios — que podem ser utilizados para estruturar essa documentação.  

 Com algumas variações, este artigo apresenta as principais informações que devem ser formalizadas em cada tipo de modelagem. 

Modelagem da situação atual (AS IS) 

Este tipo de projeto visa coletar informações analíticas que possibilitem avaliar como a organização realiza o processo atualmente (AS IS). 

Costuma ser uma modelagem do processo em nível de tarefas. Se o processo analisado for muito longo, é recomendável dividi-lo em etapas, utilizando subprocessos. 

Neste tipo de projeto de modelagem, o foco maior está em reunir, principalmente, informações sobre o ambiente de negócios, políticas e regras que regem o processo atual e informações quantitativas que possibilitem identificar desperdícios, riscos, gaps e outros problemas. 

Nestes casos, geralmente documenta-se: 

• Objetivo, início e resultados do processo 

• Interfaces e entradas 

• Para cada atividade: responsável, descrição, recursos, tempos, sistemas, regras e riscos 

• Para pontos de decisão (gateways): regras, resultados e frequência 

• Para eventos: tempos médios 

• Problemas identificados, impactos e análise de criticidade (ex: matriz GUT) 

 As reflexões geradas na análise deste modelo geralmente são utilizadas como ponto de partida para a proposta de melhorias, que se concretizarão em um novo modelo do processo (TO BE) que é descrito a seguir.

Proposta de visão de futuro – o novo desenho de processo mais otimizado (TO BE) 

Reflete uma visão futura do processo desejado (TO BE), ao incluir nele uma ou mais mudanças propostas. 

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o modelo TO BE não é único. É bastante comum que haja várias versões de TO BE para um processo, no qual diferentes alternativas de desenho do fluxo podem ser comparadas para se tomar a decisão sobre como o processo deverá ser implementado. 

Além disso, um conjunto de mudanças em um processo pode apresentar prazos de implantação diferentes. Mudanças pontuais em tarefas ou em funcionalidades de sistemas existentes podem ser feitas mais rapidamente do que mudanças estruturais, alterações em políticas ou aquisição de novas ferramentas. Assim, é possível que o processo tenha versões parciais que permitam visualizar as mudanças progressivas à medida que forem implementadas. 

Raramente é realizada alguma documentação aprofundada até que se tenha uma definição final do processo, mas os modelos TO BE podem conter descrições sobre: 

• Objetivo, início e resultados 

• Descrição das atividades 

• Indicação das mudanças em relação ao AS IS 

 Também é importante avaliar cada alternativa considerando viabilidade, custo, ROI e impacto no negócio. 

 Os modelos TO BE são o ponto de partida para outros projetos de modelagem, que podem incluir modelagem para automação, para manualização ou para documentação de processos para auditoria. 

Modelagem para automatização em um Sistema de Gestão de Processos (TO DO/TO RUN) 

A modelagem para automatização em uma ferramenta de gestão de processos, como um BPMS ou Workflow, envolve transformar o modelo de processo em um requisito de software. O diagrama criado será utilizado como referência por uma plataforma de gestão de processos para gerenciar e comunicar os envolvidos sobre quando devem realizar alguma ação em um determinado caso de processo em execução. 

O nível de detalhe de um processo para automação nesse tipo de plataforma está no nível de processo de trabalho, em que cada tarefa executada por cada participante e as regras lógicas de roteamento do trabalho estão claramente definidas. 

Chamamos de TO DO a especificação do processo a ser automatizada, que contém as instruções para que a equipe de desenvolvimento possa replicar na ferramenta o fluxo, a lógica, as regras, as interfaces e as interações planejadas para que o processo possa ser executado. Já o TO RUN é o modelo efetivamente implementado dentro da plataforma e que será executado pelo sistema. 

A documentação necessária para se criar o modelo TO DO ou TO RUN dependerá significativamente da ferramenta de gestão de processos adotada pela empresa. 

Para saber mais sobre este tema, confira estes webinares: BPM, BPMN, BPMS e RPA; O Guia Definitivo e Como projetar processos para automação com BPMS.

Modelagem para robotização com RPA (Robotic Process Automation) 

A robotização de processos com RPA vem ganhando espaço dentro do BPM, levando a automação para atividades administrativas por meio de robôs de software que simulam ações humanas em sistemas digitais. Essa abordagem é especialmente adequada para tarefas repetitivas, padronizadas, baseadas em regras e com baixa variabilidade. Em contrapartida, processos que exigem análise, julgamento ou apresentam grande variação tendem a não ser bons candidatos. 

A modelagem para RPA normalmente deriva de modelos AS IS ou TO BE, mas se diferencia pelo nível de detalhamento. Trata-se de uma especialização voltada à execução automatizada, onde o processo é decomposto em ações operacionais básicas, descritas de forma sequencial e sem ambiguidades, já que o robô não interpreta contexto — apenas executa instruções. 

Nesse tipo de modelagem, o foco está na sequência lógica das atividades necessárias para cumprir uma tarefa. Um ponto importante é que não se recomenda o uso de gateways paralelos, pois a execução do robô é sequencial; portanto, utiliza-se prioritariamente gateways exclusivos para decisões condicionais. 

A documentação para RPA deve ser altamente detalhada, como exemplo: 

• abrir o aplicativo X,  

• inserir nome de usuário,  

• inserir senha,  

• clicar no botão de login,  

• Navegar até o menu Y,  

• Selecionar opção Z 

Sempre que possível, incluem-se capturas de tela para orientar a execução. 

Além disso, é fundamental prever o tratamento de exceções e cenários alternativos, garantindo maior robustez da automação. 

Em síntese, a modelagem para RPA exige um nível de detalhamento superior, pois o robô atua de forma determinística e depende exclusivamente da clareza e precisão das instruções fornecidas. 

 Veja mais no artigo Como modelar fluxos de processos para RPA usando BPMN. 

Modelagem para orientar a execução do trabalho (Manual do Processo) 

A transformação do conhecimento tácito em conhecimento explícito, estruturado em manuais de processo, é um dos objetivos mais comuns da modelagem. No entanto, confiar apenas nesses materiais não garante a correta execução dos processos, sobretudo porque o nível operacional é altamente dinâmico, tornando os manuais rapidamente desatualizáveis. Assim, é essencial que a organização mantenha disciplina na atualização contínua e assegure fácil acesso ao conteúdo. 

 A modelagem para manuais deve começar pela definição clara de seu objetivo: pode ser um guia operacional de uso de sistemas ou um orientador das atividades do dia a dia dos colaboradores. Essa definição impacta diretamente a forma de coleta e organização das informações. 

 Independentemente do tipo, a documentação deve detalhar com precisão: as condições de início, a descrição completa das atividades, os resultados esperados (para viabilizar o fluxo) e, quando aplicável, tempos de execução e possíveis penalidades. 

 Para manuais voltados a operações em sistemas, é recomendável incluir capturas de tela com indicação dos campos, evidenciar integrações entre sistemas e diferenciar visualmente atividades manuais e automáticas.  

 Já em manuais voltados à execução pelos colaboradores, é fundamental explicitar as entradas e saídas de cada etapa, deixando claras as responsabilidades envolvidas. 

 Por fim, a clareza na nomeação dos elementos do processo, com linguagem adequada ao público-alvo, é um fator crítico para a efetividade desse tipo de modelagem. 

 Modelagem de processos para auditoria 

A modelagem de processos para auditoria tem como objetivo formalizar a execução do trabalho, permitindo demonstrar conformidade com políticas internas, normas e requisitos regulatórios. É amplamente utilizada em iniciativas de qualidade, compliance e governança. 

 Diferentemente de outros tipos de modelagem, o foco aqui não é a melhoria, mas a padronização, rastreabilidade e capacidade de evidenciar que o processo é seguido conforme definido. Por isso, os modelos precisam refletir fielmente a realidade operacional — descrições excessivamente teóricas comprometem a auditoria. 

 A documentação deve contemplar:  

• objetivo do processo,  

• normas aplicáveis,  

• gatilho de início,  

• entradas e saídas,  

• e resultados esperados.  

 Para cada atividade, é essencial indicar responsáveis, descrever claramente a execução e explicitar regras aplicáveis. 

 Também devem ser evidenciados pontos de controle, registros gerados (como evidências auditáveis) e riscos associados ao não cumprimento, especialmente em termos de compliance e regulamentação. 

 A clareza e padronização na nomenclatura dos elementos são fundamentais, utilizando linguagem acessível tanto para executores quanto para auditores. Além disso, é indispensável manter a documentação atualizada, garantindo alinhamento contínuo entre o modelo e a prática. 

 Em síntese, mais do que representar o fluxo, a modelagem para auditoria deve permitir demonstrar, de forma consistente, que o processo é conhecido, executado e controlado. 

Concluindo, documentar processos de negócio não é apenas desenhar fluxos, mas fazer escolhas conscientes sobre o propósito da modelagem. Definir corretamente o objetivo é o primeiro passo para garantir que o esforço de documentação gere valor real para a organização