As plataformas de robotização de processos, conhecidas como RPA (Robotic Process Automation), prometem gerar retorno de investimento (ROI) rápido através da substituição do trabalho manual repetitivo por tarefas executadas automaticamente por robôs de software. O retorno é obtido com a eliminação de horas de trabalho das pessoas, gerando resultados financeiros presumidamente vultosos, além de ganhos com a redução de erros, melhoria da qualidade das informações e redução do tempo de resposta dos processos.
A realidade , entretanto, é que muitas organizações ainda encontram dificuldades de provar esse tipo de resultado.
Está na hora de rever os seus conceitos…
A primeira expectativa a ser repensada é a expectativa de ganho automático com a simples adoção da tecnologia. Não é com apenas uma pequena tarefa de rotina automatizada que RPA trará os resultados esperados. Isso é obtido com a adoção da tecnologia de forma abrangente, com centenas ou milhares de horas de trabalho manual sendo executadas pelos robôs, de forma que no montante geral a economia do custo compense o custo da aquisição, da implementação e da sustentação dos processos.
Ainda assim, sair automatizando todo tipo de tarefa que parece ser manual sem um bom plano pode ser catastrófico a médio prazo.
Muitas automações desenvolvidas na ânsia de gerar resultados rápidos com mínimo esforço criam soluções difíceis de validar, de monitorar e de evoluir. E acredite, todo processo automatizado em algum momento precisará passar por mudanças e evoluções.
Os riscos de uma expansão da aplicação da tecnologia de RPA sem controles de gestão e governança com frequência levam a:
O segredo para o sucesso de RPA começa pelo começo: executar um processo bem estruturado que leve as idéias até a implantação de soluções estáveis e sustentáveis.
Benefícios de um processo estruturado de RPA
É muito natural que os primeiros processos automatizados com RPA aconteçam de forma simplificada, com pouca especificação e muita experimentação.
Um processo estruturado, entretanto, ajudará a organização a garantir questões importantes para o sucesso da sua iniciativa de RPA, como:
- selecionar atividades que realmente compensam ser robotizadas,
- repensar a sequência de passos de forma mais otimizada para a execução pelo robô,
- avaliar exceções que podem atrapalhar a execução do trabalho pelo robô e planejar formas de evitá-los ou contorná-los para que o robô não pare por qualquer coisinha,
- criar mecanismos para que o robô deixe evidências de que o trabalho está sendo feito corretamente,
- tornar a automação menos dependente de quem a criou, adotando padrões que permitam que ela possa ser revista mesmo por pessoas que não tenham participado da sua criação.
As fases e etapas de um processo estruturado de RPA
Um processo de implementação de RPA bem estruturado deve incluir as seguintes etapas:
Fase I: Descoberta
A fase de descoberta consiste em identificar oportunidades de uso de RPA existentes nas rotinas de trabalho da organização.
Nesta fase, realizamos três atividades essenciais:
- Identificar: consiste em explorar o negócio da empresa em busca de ideias que tenham características de tarefas robotizáveis, alimentando um backlog de ideias.
- Avaliar: cada ideia do backlog precisa ser analisada. Nessa etapa, coletamos informações quantitativas e qualitativas que permitam compreender o processo operacional em melhor detalhe e avaliar a complexidade da automação, a viabilidade técnica, gerencial e financeira, através de projeções de ROI e payback, FTE e outros benefícios de robotizar a tarefa.
- Priorizar: após a avaliação das ideias é comum que saia mais de uma ideia selecionada. Através de um método de priorização baseado em critérios objetivos, a organização seleciona as tarefas mais relevantes para serem automatizadas por primeiro.
Como resultado, essa fase garante que a organização realizou uma avaliação adequada dos processos antes de encaminhá-los para a implementação, evitando a automação de tarefas com benefícios irrelevantes ou cuja complexidade de automação não é compensatória.
Fase II: Implementação
A fase da implementação é aquela que transforma a ideia em realidade, mas ela também não acontece magicamente e precisa seguir algumas etapas cuidadosas.
- Projetar: analisar o processo manual e desenhar um fluxo de ações mais otimizado para o robô é essencial para que a automação seja, de fato, gerenciável e sustentável. Nessa etapa criamos um design de solução que não apenas replica o passo a passo executado pelo usuário humano, mas que faça o mesmo trabalho de forma mais eficiente e eficaz e produzindo evidências de um trabalho executado corretamente. O projeto é muitas vezes materializado através de uma documentação, como uma especificação funcional ou um PDD (Process Design Definition).
- Implementar: ao implementar o processo conforme o design definido durante o projeto e seguindo padrões e boas práticas, a criação dos scripts de robotização em plataformas de RPA como Automation Anywhere, IBM BPM, UiPath ou Power Automate transcorre com menos surpresas (como telas ou mensagens imprevistas) e gera uma solução mais resiliente.
- Testar: a etapa de testes vai além de “assistir o robô trabalhando para ver se ele não quebra”. Ela consiste em criar um bom plano de testes, incluindo todos os possíveis cenários que podem se desdobrar a partir dos dados processados pelo robô e confirmar que eles geram os resultados esperados. Assim, bons testes dependem de cenários positivos e negativos bem mapeados e massa de testes adequada para validar todos os cenários identificados. Também é uma etapa importante para validar o desempenho da automação.
- Implantar: nesta etapa final da implementação, as configurações de ambiente, parametrizações e agendamento do robô são preparados para que ele comece a trabalhar de verdade, em produção. É comum que nessa etapa as primeiras execuções em produção sejam monitoradas de forma assistida, garantindo o sucesso da implantação.
Como resultado, a execução de um processo de implementação bem estruturado, aplicando métodos, padrões e boas práticas alinhadas com todo o time, deve gerar automações estáveis, cujo monitoramento e sustentação seja mais fácil e eficiente.
Fase III: Sustentação
Na robotização de tarefas, a questão não é “se” mas “quando” o processo automatizado deixará de funcionar conforme o esperado. Algumas automações precisarão de manutenção constante, outras levarão mais tempo, mas algum dia ela precisará ser revista – seja porque os sistemas usados mudaram, porque o ambiente operacional foi alterado, porque as regras ou os dados usados mudaram ou porque o negócio pediu uma melhoria.
Em alguns casos o time de RPA será avisado da mudança para que ela possa ser planejada no fluxo de trabalho da equipe, antecipando os ajustes necessários. Em outros casos, as mudanças acontecem sem aviso e os robôs passam a produzir comportamentos incompletos ou incorretos, podendo comprometer os resultados do negócio.
Gerenciar e sustentar consiste no conjunto de atividades e ferramentas aplicadas para monitorar se os processos: estão executando conforme o previsto, se estão entregando os resultados esperados, além de observar e rastrear possíveis mudanças que impactem uma ou mais automações. Isso envolve tanto a criação e aplicação de planos de contingência quanto a execução de atividades de re-execução de tarefas robotizadas, alteração dos scripts de automação criados ou modificações mais profundas na robotização.
Com um processo de sustentação bem estruturado, monitorando automações que foram criadas a partir da descoberta e implementação adequados, o negócio fica menos suscetível às emergências e incêndios em casos de falhas na execução dos robôs.
O que é necessário para implantar e executar um processo estruturado de RPA?
Definir os processos, métodos, padrões e boas práticas a serem executadas no desenvolvimento de robotizações, além de todas as ações necessárias para garantir que elas sejam executadas da forma correta é parte significativa da adoção de uma estratégia de governança. Em geral, as organizações criam estruturas organizacionais especializadas em RPA, como ROC (Robotic Operation Center) ou CoE RPA (Center of Excellence), cuja função primordial é formalizar ou garantir a execução desses processos.
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